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必要 ✕ 業務

に関する学び

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視覚的資料の効果的な使い方とは？ 図や表などの視覚的資料を用いることで、内容の理解が促進されることを実感しました。データを分ける際には、最初に大きく分類し、後で細かく分けることで、必要に応じて簡単に異なる切り口に変えられることを学びました。切り口を考える際、自分なりの解釈を持たずに分けることが重要だと感じました。 正確な業務報告のために何を意識する？ 業務結果を報告する際、実際の数字やグラフを交えた説明は理解されやすいと感じました。一方で、結論を先に決めてからデータを用意する場合、違うデータが出たときに戸惑うことが多かったです。偏見なくデータを見ることで、新しい結論や発想に至る可能性が広がると感じました。 偏見を排除してデータを分析するには？ 偏見なくデータを収集し、そこから得た結論を説明する際、もれなくダブりなく分析することで、より詳細な結論や議論の種となる事項を挙げられるようにしたいです。また、自分や他者が提出したデータを見る際には、もれなくダブりなくなっているか、恣意的なデータになっていないかを意識したいと思います。

問いを立てることの重要性とは？ 課題を適切に捉えるために「問いを立てる」ことの重要性を改めて学びました。今何を課題と考えるべきかを理解することで、業務の結果に大きな影響を与える重要なポイントとなります。ただ問いを立てるだけでなく、その問いを最後まで持ち続け、大きな成果物を得るために周囲と共有し、働きかけることが重要だと感じました。 プロジェクトにどう活用するのか？ 現在進めているプロジェクトでは、直面する課題を解決するために、この学びを活用しようと考えています。プロジェクトの目的は単に業務を集約することではなく、現存する課題を解決することです。すべては「問い」を立てることから始まります。 バックオフィス化プロジェクトで何を達成する？ 例えば、バックオフィス化プロジェクトの目的を明確にするためには、時（When）、人（Who）、手段（How）の各観点から業務を分解し、現状の課題を見極め、その解決策を考えることが必要です。また、残業時間の問題についても、このプロジェクトを通じて解決策を見つけることを検討していきたいと思います。

経営視点の重要性は？ 大局的な視点で物事を見ること、そして経営者の視点で考えることが非常に重要であると学びました。どうしても自部署の視点に偏りがちですが、最終的な決裁は上長から経営者に至るため、彼らに納得してもらえる結論を導くことが必要です。そのため、短期的なゴールにとどまらず、それが会社全体にどのように貢献するのかを明確に文字にしたいと思います。 意見をどう取り入れる？ また、他人の意見を積極的に取り入れることを意識しています。個人での業務が多いのですが、全社に影響を及ぼす可能性が高いため、計画段階から自分以外の視点を追加するよう努めたいと思います。特に競合分析については現場のメンバーがより詳しく見えている場合が多いため、一緒に計画を立てる方法で進めていきたいと考えています。 計画はどう整える？ 実際の教育計画において、情報や意見を集める機会を設けたいと思います。さらに、社長や経営層からも意見を聞く場を作り、計画におけるずれがないか確認することで、計画の完成度を高め、実施の際には協力を得られるようにしたいと考えています。

財務諸表の役割はどうなってる？ 財務諸表は、事業の状況を定量的に把握するための重要な資料です。基本的な３種類には、P/L（ある期間の収益や利益の状況を表す）、B/S（事業運営に必要な資金の調達方法と使用用途を示す）、C/S（一定期間におけるキャッシュの増減を明らかにする）があり、それぞれ異なる視点から事業の健全性を測ることができます。 プロジェクトの試算はどうする？ 現在取り組んでいるプロジェクトにおいては、これらの財務諸表を分析し、将来のシミュレーションを実施できるようになりたいと考えています。現状では上司が試算を行ってくださっているため、今後は自分自身で実施できるようになることを目標としています。 競合比較で見えてくるのは？ また、競合との比較を通して自社の資金運用や収益の仕組みを明らかにすることも大切だと感じています。担当プロジェクトでは、競合や自社の状況を分析する際に、グループメンバーに任せるのではなく、自ら積極的に手を挙げる姿勢を持ち、業務時間の確保のためにその他の業務も先回りして段取りを整えるよう努めています。

データ分析で新視点を得るには？ データ分析とは、比較を行うことで新たな視点やアイデアを引き出すことが可能であると学びました。同じ基準や条件を用いることで効果的に分析ができ、新しい発見に繋がることが特に印象的です。 効率化への第一歩は？ これまでの仕事では、何となくデータを用いながらプロジェクトの進捗を管理していましたが、新しい職場では積極的にデータの可視化を取り入れ、業務の効率化を図りたいと考えています。以前は過去のデータより直近のプロジェクトの状況にのみ焦点を当てていました。 なぜデータ可視化が重要？ 日常業務の中で、業務上必要がない場面でもデータを可視化することは重要だと考えていましたが、既存のシステムやBIツールに頼りがちでした。しかし、自ら業務プロセスをデータ化することが、業務のパフォーマンス向上に繋がるのではないかと考えています。 ダッシュボード作成スキルをどう磨く？ 現在は過去のプロジェクトマネジメントの経験を活かし、会社の既存のダッシュボードを一から作成するスキルを身につけるために勉強を続けています。

繰り返し学ぶ重要性は？ 本質的な問いの立て方を意識し続けることが重要です。ビジネススキルは繰り返して学習しないと身につきません。そのため、過去の学びを何度も反復し、確実に身につける必要があります。特にクリティカルシンキングは、あらゆるビジネススキルの基礎であり、重要な要素です。 クリティカルシンキングの活用法とは？ 例えば、製造などで連続生産する際には、クリティカルシンキングを用いて課題を抽出します。そして、その課題に対して、3つの視点を用いながら解決方法をクリティカルシンキングで考えます。解決方法は、人々が求める視点で提示し、イシューを設定して筋道の立った考え方を構築し、軸がぶれないようにします。 効果的なデータ表現の工夫は？ また、まとめたデータなどを図表で表現し、分かりやすくする工夫も必要です。課題を説明する際には、ポイント順に整理しながら説明することが大切です。相手がどのような情報を求めているかを考えながら整理し、まとめた情報を文章で表現することで、何が言いたいのかを自分自身で明確にすることが求められます。

今のプロセスは最適？ 現状への最適解を追求することの重要性を再認識しました。現在の業務は多くがプロセス化され、一定の手順に従って進められていますが、その一方でプロセス化によるオーバーヘッドが生じていることも改めて感じています。常に「今の対応が本当に最適なのか」という疑問を持ち、業務の見直しを図ることが大切だと考えています。 手順は見直す？ これまでの問題への対応として、手順を確立し日常のオペレーションに組み込んでいます。しかし、定期的なプロセスの見直しやメンバーからのフィードバックを受け、各プロセスの必要性や効率を再評価するよう意識を変える必要があると感じています。 自問自答してる？ まずは以下の点について自問自答してみたいと思います。 ・そもそもなぜそのプロセスが必要になったのか、当時の背景を十分に理解する ・現在の状況が当時とは異なる場合、対応すべき最適解が変わる可能性があるため、現状の必要性を検討する ・プロセスで実施している作業を、他のツールやソフトウェアなどの手段で代替できないかを検討する

情報収集の課題は？ 収集したデータは、そのままでは問題解決に活かすことが難しいと感じました。なぜなら、目の前にある情報に左右されやすく、都合の良い情報だけを集めて判断が偏ってしまうリスクがあるからです。 問題整理の手法は？ また、【What】【Where】【Why】【How】というステップで問題解決を整理する考え方は、非常に効果的だと実感しました。これはデータ分析に限らず、さまざまな事象を体系的に整理する上で役立つ手法です。たとえば、製品企画や業務提案に取り組む際、どの切り口からアプローチするかの起点となるため、有用だと感じました。 提案の差はどう？ 最近の新しい業務提案にあたっても、同様に【What】【Where】【Why】【How】で整理する必要があります。ただし、提案内容が【How】だけに偏ってしまう傾向があるため、MECEを意識して全体をバランスよく整理することが重要です。さらに、金額（HowMuch）や期間（HowLong）といった具体的な要素も含めて考えることで、より実践的な問題解決が可能になると感じました。

リーダーと管理の違いは？ リーダーシップとマネージメントの違いについて、変革を担うリーダーシップと、ルールに基づいて効率的に業務を進めるマネージメントという観点から考えます。 役割の割り振りは？ パス・ゴール理論に沿い、リーダーは目標と、その達成のために解決すべき問題をあらかじめ想定し、環境要因と適合要因に基づいて役割を割り振ります。 目標設定はどう？ また、売上目標、行動目標、成長目標は、社員、パート、アルバイトそれぞれに合わせた設定が必要です。行動の理由が自己成長に直結しない場合もあるため、社員には成績と成長、パートには安定と安全、アルバイトにはルールと昇給条件を伝えることで、モチベーションを高める工夫が重要です。 研修指導の進め方は？ 新入社員の研修担当としては、指示、参加、支援、達成志向といった観点から個別に対応を進めています。現在は指示型が中心で、業務を具体的なステップに分解して取り組んでもらっていますが、習熟度に応じて、徐々に達成志向を取り入れ、参加と支援の比率を増やしていく方針です。

データ分析はどう理解？ データ分析の手法について学び、既存のメソッドを活用することでデータ内に潜む意味を解析できることを理解しました。ただし、MECEの設定基準やその手法についてはまだ不明な点があるため、今後は確認を重ね、分析力の向上に努めたいと考えています。 現状のITは十分？ また、職場で業務改善を担当する中で、現在の環境では活用可能なITリソースが十分に利用されていないという認識に至りました。単に使い方や技術的な問題だけでなく、業務の種類、内容、工数、手順などが十分に把握されないままツールが導入されている可能性を感じたため、まずは自身の置かれている環境の理解を改めて確認する必要があると実感しました。 業務改善の手法は？ 今後は、職場内の業務項目、分類、関連する法令、関わるステークホルダー、工数、作業手順をリストアップし、最適なツールの選定や作業方法の見直しにつなげていく予定です。具体的には、現在使用している掲示板の改善に向けて、上記の内容を全員に再認識してもらうための作業と、その手順書の作成を進める考えです。

仮説検証で何が分かる？ ライブ授業では、WHAT⇒WHERE⇒WHERE⇒HOWの順番に沿って、適切な仮説を基にデータ検証を行う重要性を再認識しました。以前学んだクリティカルシンキングにおける問題解決のステップと共通点が多く、両者の関係性がよく理解できました。仮説検証のプロセスにデータ分析を組み合わせることで、より良い課題解決や提案が可能になると感じています。 内部監査にどう活かす？ この考え方を、私自身の内部監査業務にも取り入れ、問題の核心に迫る質の高い改善提案を実現したいと思います。特に、これまであまり重視してこなかったWHYの分析については、今後、的確に問題の真因を把握するために、重点的に実施していく予定です。 MECEで本質をつかむ？ また、課題に対して決めつけず、全体をMECEの視点で捉えながら不要な部分と深堀が必要な部分を明確に区別したいと考えています。深堀が必要な箇所については、改めてWHAT⇒WHERE⇒WHERE⇒HOWのステップを踏み、考えを可視化して説明できるよう努めることが大事だと実感しました。

本当に捨てる意味は？ 「捨てる」という行為は一見すると簡単に思えますが、意外と難しいと実感しました。ただ単に捨てるのではなく、目指すべきゴールを明確にすることで、必要なものと不要なものを選択する必要があると感じました。その際、数値的な根拠を示すことで、選択がより明確になると思います。限られた資源や時間の中で最速で目標に到達するには、「捨てる」ことが非常に重要だと感じました。 業務無駄は疑うべき？ 業務効率化の観点でも、「捨てる」選択は必要です。たとえば、「以前からこうだったから」といった理由で行われている業務は、実際になぜ行っているのかわからない場合があります。このような業務には無駄があるため、「捨てる」ことを提案していくべきです。 業務改善の洗い出しは？ 【業務効率化のステップ】 まず、自分の業務を洗い出してみましょう。その中で、不要な業務や惰性で行っている業務がないかを考えてみてください。不要だと感じた業務が本当に効果がないのかを検証し、その後、数値的根拠を示すことができれば、上司や同僚に提案を行うと良いでしょう。