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資料 ✕ 報告

に関する学び

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なぜ生存者バイアスが起こるの？ 思い返すと、分析に取り組む際に生存者バイアスの影響を受けていることがあったと感じています。既存の情報に頼るだけではなく、分析の目的や対象をしっかり整理することが、正確な分析と信頼できる情報提供につながると実感しました。 データの見方はどう？ 現在の業務では、既存のデータをまとめて数字や報告資料にすることが主ですが、そのデータから得られる考察や予測も盛り込みたいと考えています。さらに、現状のデータだけに頼らず、より良い分析のために不足している情報や、精度を高めるためのデータ収集方法についても検討する必要があると思っています。 どう全体を俯瞰する？ また、前月の稼働状況を報告する際、これまで前月と先々月の比較に終始していましたが、今後は全体を俯瞰する視点と詳細に注目する視点の両方を取り入れ、将来の予測や考察も盛り込んだ報告ができればと考えています。

なぜイシューを明確にするの？ 現段階で解答すべき問い、すなわち「イシュー」を常に明確にすることが求められます。これを実現するためには、まず「問い」の形で捉え、具体的な視点で考えることが大切です。そして、一貫してその焦点を押さえ続けることが必要です。 どうやって組織で共有する？ また、組織全体でイシューを共有することで、同じテーマに対しても状況や時期によって本質が見えにくくなることを防ぐ工夫が求められます。製品の満足度ポイントのデータ整理や業務テーマの報告、日々の業務改善提案など、様々な場面でこの考え方は活用されるでしょう。 どんな情報が肝心？ 特に、相手が知りたい情報を的確に判断し、厳選した情報を提示することが重要です。こうすることで、情報を得た相手がすぐに行動に移せるかどうかを意識しながら、何度もイシューを見直して報告資料を整理していく姿勢が求められます。

MECEとは何か？ MECEというロジカルシンキングの基本を学びました。この方法は、必要な要素を網羅しつつ重複しないようにする考え方です。そのために、層別分解、変数分解、プロセス分解という3つのパターンがあることを理解しました。 なぜMECEが重要？ 営業面で提案資料を作成する際に、MECEを意識することで考慮漏れの無い提案ができ、出直しや再考を防ぎ、より効果的な資料作成に役立てられると考えています。また、トラブル発生時の対策報告でも、この考え方は活かせると思います。 結論にどう導く？ これまでは結論ありきで、その根拠のために分析を行っていました。しかし、このプロセスを逆転させて考える必要があると感じています。同じ数字でも視点を変えて分解すれば、見え方が変わるということを意識し、分析結果を複数に増やしていくことで、より説得力のある結論に繋げていきたいと思います。

視点をどう意識？ クリティカルシンキングとは、自分自身や他者に思考の癖があることを前提に、視点・視座・視野の三つの観点を意識しながら考えを変えていく手法です。具体的には、まず「何を見ているのか」という視点、「誰の立場で考えているのか」という視座、そして「どこまで物事を考えているのか」という視野を順に用いて、思考の習慣を改善していくことが求められます。 何を判断すべき？ また、問題と論点の違いを明確に理解し、単に何が起きているのかではなく、何を判断すべきかを意識する視点を養うことも重要です。これまで学んできた知識を、日常業務で扱う月次資料やKPI報告と照らし合わせることで、各資料がどの意思決定を支援するためのものであるかを整理する意識を持つよう努めています。 数字にどんな問い？ さらに、数字の違和感に気付き、そこから問いを立てる姿勢を身につけることを目指しています。

多角的な視点は十分？ 大きなイシューに対しては、まず幅広い視点から多くの切り口を検討し、その視点をもとにデータを収集しながら、どの方向に絞るかをピンポイントに決めていく必要があります。たとえ多くの切り口があっても、それらを十分に吟味し正しく理解しなければ、効果が薄い対策になってしまうことに注意が必要です。また、スライド作りについては、グラフの性質や提案内容に応じて作成すべき資料が変わるため、聞き手が理解しやすい工夫を常に心がけることが大切です。 今の状況を冷静に？ イシューが発生した際には、ひらめきや思い込みで即座に行動せず、まず現在の状況や環境をよく考察してから取り組むことが求められます。定例ミーティングでのデータ集計報告や改善活動にもこの考え方は活かすことができ、出来上がった資料や報告書は何度も見直し、さらに深堀りできないかを常に検討していく姿勢が重要です。

スライドの工夫はどう？ スライドは、情報をただ羅列するのではなく、伝えたいメッセージを効果的に届けるための工夫が求められます。例えば、タイトルの色やフォント、ハイライト、そしてグラフの表現方法など、さまざまな要素に注意を払いながら作成することが必要です。また、読み手に負担をかけない表現を心がけることで、メッセージが正しく伝わるスライド作りが実現できます。 目的意識は本当にどう？ 上司への報告や顧客への提案といった場面で、スライドは多岐にわたる活用が可能です。ただし、そもそもスライドにする必要があるのかという目的意識を持つことも大切です。月次や週次単位でスライドを作成する際は、一度自分で作成した資料を見直す習慣を持ち、読み手にとって理解しやすいかどうかを常に意識することが求められます。そのため、フィードバックを積極的に受け入れ、改善を重ねる姿勢も重要です。

目的を見失わないには？ 適切なグラフの見せ方について、目的を見失わず、相手に分かりやすく提示することの重要性を再認識しました。文字の表現では、色使いや強調すべき部分に工夫を凝らし、全体の体裁を整えることが大切です。相手にしっかり伝わるよう、工夫を重ねた資料作成を目指しています。 報告資料はどう伝える？ また、各種アンケート結果の報告や費用のトレンド管理、さらには数値以外の報告資料についても、読みやすい資料作成が求められます。部下が作成した資料のチェックの際や、大事な会議・役員へのプレゼンテーション用資料の作成時には、数字を用いた報告の場合、目的やデータの意味をしっかりと理解し、目的に合ったグラフを選択することが不可欠です。グラフのタイトルはもちろん、単位やグラフ内の数値表示にも十分注意を払い、体裁を整えた、読者に伝わりやすい資料作りに努めています。

考え方から視覚化へ進化 Week01からWeek04までの学びを通じて、「考え方」や「文章化」から「視覚化」へと自らの理解が深まってきました。相手に何を伝えたいかを「視覚」的に表現することが重要で、学んだことが線として繋がる感覚を得ています。 最適なグラフ選びの重要性 「視覚化」の過程で、適切なグラフを選択することが大切です。データが時系列の場合は縦の棒グラフ、経緯や変化を伝えたい場合には折れ線グラフが推奨されます。特に、普段の仕事では「帯グラフ」を使う機会が少ないことに気づきました。 読んでもらえる文章を目指して 良い文章には目的性、読者理解、しっかりした内容、読んでもらえる要素が必要です。特に、タイトルやリード文に工夫を凝らすことで、興味を持たせることがポイントです。キャッチーなタイトルとアイキャッチを意識して作成します。

主語の省略で困る？ 日本語では主語が省略されることが多く、省略の仕方によって伝わり方が大きく変わると実感しました。実際に文章を書いてみることで、自分が話す際にもこの点に陥りやすいと感じ、相手に伝えるときは意識することの大切さを学びました。 外部連携はどうする？ また、外部のパートナーと相談する場面では、求める教育内容や評価基準について、具体的な表現を用いて分かりやすく伝える重要性を改めて認識しました。社内では通じる内容も、社外では伝わらないことがあるため、情報発信の際には注意が必要です。まず、作成した報告書や会議の議事録などを、第三者が読んでも理解しやすいかどうか、別の視点で再確認することを心がけています。また、プレゼンテーション資料についても、メインのメッセージが明確に伝わるよう、具体的な根拠を示しているかチェックするようにしています。

情報整理の大切さは？ 以前はリード文に対して苦手意識を持っていましたが、その理由を改めて考える機会がありました。相手の立場に立ち、伝えたいことが確実に伝わるために必要な情報を整理する重要性に気づいたのです。スライドのタイトルや色使い、フォント、イラストといった要素が受け手に与える効果を再認識し、今後の資料作成に活かしていきたいと考えています。 資料改善の手法は？ また、提案書の作成やPowerPoint資料の作成時には、今回学んだ視点を意識して取り組むことにしました。具体的には、これまで何度も資料を作成してきた経験を活かし、上司からのアドバイスも積極的に参考にしながら改善を図っていく予定です。さらに、リモートワーク環境下でのチャットやメールでの報告・相談においても、ビジネス文書としての読みやすい文章を作成できるよう努めたいと思います。

目に見えぬリスクを感じる？ 既に目に見える情報だけでなく、目に見えない要素にも着目する大切さを学びました。たとえば、帰還していない飛行機の状況を考えることで、現状からだけではなく、潜在的なリスクや可能性についても想像する力が養われると感じました。また、出版される経営に関する本は、その裏付けとして成功しているという実績があることに共感を覚えました。 数字に秘めた戦略は？ 一方、私の業務は既存のデータをまとめ、数字や報告資料に反映させるという作業が中心です。そのため、現時点ではこの学びが直接的に業務に活かせるとは感じられていません。しかし、今後、毎月提出する経営会議用の資料に予測や分析を加えることで、より深い洞察が業務の判断材料になり得ると考えています。特に、条件を比較しながら推測を行うことで、より実践的な分析が可能になると期待しています。

グラフの活用方法は？ 授業では、伝えたい内容に合わせてグラフを使い分ける手法を学びました。従来はキーメッセージとグラフの関係を考えたことがなかったため、具体的な配置例や工夫点がとても参考になりました。 フォント変更の可能性は？ また、これまでアンダーバーを多用していた文字の協調が、フォントや色の変更でも変化させることができると学び、意識が広がりました。私の所属する環境では、基本的にフォントが固定されているため、今回の学びは新たな視点を提供してくれました。 学びを実務にどう生かす？ 今後は、毎月の報告資料作成時に今回の学びを実践し、特にキーメッセージに対応したグラフの配置を意識していきたいと思います。棒グラフや折れ線グラフ、円グラフなど、伝えたい情報と受け手のニーズを想像しながら、最適なグラフを選択することが重要だと感じました。