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資料 ✕ 報告

に関する学び

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多角的な視点は十分？ 大きなイシューに対しては、まず幅広い視点から多くの切り口を検討し、その視点をもとにデータを収集しながら、どの方向に絞るかをピンポイントに決めていく必要があります。たとえ多くの切り口があっても、それらを十分に吟味し正しく理解しなければ、効果が薄い対策になってしまうことに注意が必要です。また、スライド作りについては、グラフの性質や提案内容に応じて作成すべき資料が変わるため、聞き手が理解しやすい工夫を常に心がけることが大切です。 今の状況を冷静に？ イシューが発生した際には、ひらめきや思い込みで即座に行動せず、まず現在の状況や環境をよく考察してから取り組むことが求められます。定例ミーティングでのデータ集計報告や改善活動にもこの考え方は活かすことができ、出来上がった資料や報告書は何度も見直し、さらに深堀りできないかを常に検討していく姿勢が重要です。

スライドの工夫はどう？ スライドは、情報をただ羅列するのではなく、伝えたいメッセージを効果的に届けるための工夫が求められます。例えば、タイトルの色やフォント、ハイライト、そしてグラフの表現方法など、さまざまな要素に注意を払いながら作成することが必要です。また、読み手に負担をかけない表現を心がけることで、メッセージが正しく伝わるスライド作りが実現できます。 目的意識は本当にどう？ 上司への報告や顧客への提案といった場面で、スライドは多岐にわたる活用が可能です。ただし、そもそもスライドにする必要があるのかという目的意識を持つことも大切です。月次や週次単位でスライドを作成する際は、一度自分で作成した資料を見直す習慣を持ち、読み手にとって理解しやすいかどうかを常に意識することが求められます。そのため、フィードバックを積極的に受け入れ、改善を重ねる姿勢も重要です。

目的を見失わないには？ 適切なグラフの見せ方について、目的を見失わず、相手に分かりやすく提示することの重要性を再認識しました。文字の表現では、色使いや強調すべき部分に工夫を凝らし、全体の体裁を整えることが大切です。相手にしっかり伝わるよう、工夫を重ねた資料作成を目指しています。 報告資料はどう伝える？ また、各種アンケート結果の報告や費用のトレンド管理、さらには数値以外の報告資料についても、読みやすい資料作成が求められます。部下が作成した資料のチェックの際や、大事な会議・役員へのプレゼンテーション用資料の作成時には、数字を用いた報告の場合、目的やデータの意味をしっかりと理解し、目的に合ったグラフを選択することが不可欠です。グラフのタイトルはもちろん、単位やグラフ内の数値表示にも十分注意を払い、体裁を整えた、読者に伝わりやすい資料作りに努めています。

考え方から視覚化へ進化 Week01からWeek04までの学びを通じて、「考え方」や「文章化」から「視覚化」へと自らの理解が深まってきました。相手に何を伝えたいかを「視覚」的に表現することが重要で、学んだことが線として繋がる感覚を得ています。 最適なグラフ選びの重要性 「視覚化」の過程で、適切なグラフを選択することが大切です。データが時系列の場合は縦の棒グラフ、経緯や変化を伝えたい場合には折れ線グラフが推奨されます。特に、普段の仕事では「帯グラフ」を使う機会が少ないことに気づきました。 読んでもらえる文章を目指して 良い文章には目的性、読者理解、しっかりした内容、読んでもらえる要素が必要です。特に、タイトルやリード文に工夫を凝らすことで、興味を持たせることがポイントです。キャッチーなタイトルとアイキャッチを意識して作成します。

主語の省略で困る？ 日本語では主語が省略されることが多く、省略の仕方によって伝わり方が大きく変わると実感しました。実際に文章を書いてみることで、自分が話す際にもこの点に陥りやすいと感じ、相手に伝えるときは意識することの大切さを学びました。 外部連携はどうする？ また、外部のパートナーと相談する場面では、求める教育内容や評価基準について、具体的な表現を用いて分かりやすく伝える重要性を改めて認識しました。社内では通じる内容も、社外では伝わらないことがあるため、情報発信の際には注意が必要です。まず、作成した報告書や会議の議事録などを、第三者が読んでも理解しやすいかどうか、別の視点で再確認することを心がけています。また、プレゼンテーション資料についても、メインのメッセージが明確に伝わるよう、具体的な根拠を示しているかチェックするようにしています。

目に見えぬリスクを感じる？ 既に目に見える情報だけでなく、目に見えない要素にも着目する大切さを学びました。たとえば、帰還していない飛行機の状況を考えることで、現状からだけではなく、潜在的なリスクや可能性についても想像する力が養われると感じました。また、出版される経営に関する本は、その裏付けとして成功しているという実績があることに共感を覚えました。 数字に秘めた戦略は？ 一方、私の業務は既存のデータをまとめ、数字や報告資料に反映させるという作業が中心です。そのため、現時点ではこの学びが直接的に業務に活かせるとは感じられていません。しかし、今後、毎月提出する経営会議用の資料に予測や分析を加えることで、より深い洞察が業務の判断材料になり得ると考えています。特に、条件を比較しながら推測を行うことで、より実践的な分析が可能になると期待しています。

なぜイシューが大切？ 論点をずらさないためには、まずイシューの特定が重要であり、そのイシューをより具体的な行動に落とし込むことが大切だと学びました。また、イシューは単に追い続けるのではなく、定期的に立ち返ってその方向性が間違っていないかを確認する必要があると感じています。 目的をどう守る？ 自身が主体となる打ち合わせの中で、本来の目的を見失い、会話がだらだらと続くことがしばしばあるため、そのような状況に陥る前にイシューに立ち返り、本来の目的を果たせるようにコントロールしていきたいと思います。 問いをどう活かす？ まずは、イシューを設定することから始め、その問いを基に報告資料や提案資料の作成に取り組んでいこうと考えています。同様に、他者が作成した資料に対しても、これらの視点を意識してチェックしていきたいと思います。

視点の多様さに気づく瞬間 同じ質問に対する回答を見て、自分では考えもつかない視点が数多く存在することに気づきました。自分は比較的柔軟に考えていると思っていましたが、実際にはそうでもないことを実感しました。 客観的視点の重要性 トラブルが発生した際には、主観的な対応ではなく、客観的な視点を取り入れることで、より説得力のある内容にできると考えています。この考え方は、顧客への提案資料を作成する際にも役立つと思います。 複数の視点をどう活かす？ 自社の立場だけでなく、顧客の立場、さらには経営者や管理職、一般社員など、さまざまな視点を考慮してトラブル対応や報告書、提案資料を作成していきたいです。そして、それらを検討した内容に加え、第三者の意見も取り入れて、より説得力のある内容にしていきたいと思います。

「問い」をどう捉える？ 「問い」にフォーカスしている点がとても印象に残りました。この「問い」を生み出すためには、物事を多角的に捉える視点が必要であると感じます。たとえば、WEEK1で学んだ内容が実際に活かされるという点から、さまざまな見方を取り入れる重要性と、それに伴う言語化のスキルも求められていると実感しました。 資料作りはどう進める？ 今後、提案資料や報告資料を作成する際には、今回学んだ視点の多様性と言語化の技術を活かしたいと考えています。客観的で説得力のある資料作成には、顧客の多様な立場（経営層や現場担当者など）だけでなく、自社内のさまざまな視点も取り入れることが必要です。また、他者が作成した資料をチェックする際にも、これらの点を意識し、課題解決に役立つ情報提供ができるよう努めたいと思います。

なぜ課題は視覚化すべき？ 課題を明確にすることが、適切な対策を打つ上で不可欠だと学びました。講座では、ミーシーに分解しグラフなどで視覚化することで、課題をより具体的かつ明瞭に把握できる点が印象的でした。 多様な視点は必要？ また、自分自身の視点だけでなく、他者の意見や視点を取り入れることが、課題の本質を捉える上で重要であると実感しています。これにより、データ分析での課題抽出にも効果的な手法であると考えています。 どうやって相手に響かせ？ さらに、報告や資料作成の際には、相手が何を求めているのかを意識し、視点を柔軟に切り替える必要があると気付かされました。見せる場所や強調すべき点を明確にすることで、資料を閲覧する方の注意が散漫にならず、伝えたい情報がしっかりと伝わるよう努めています。

自分と重なる理由は？ 今回の歓迎会の事例を拝見し、自分と重なる部分を強く感じました。言いたいことの理由は複数あり、相手が何を懸念し、どこに重きを置いているかによって納得のポイントも変わると改めて認識しました。 理由の伝え方はどう？ また、相手の立場や関心事項に合わせて理由を伝える重要性を実感しました。そのため、話す前にピラミッドストラクチャーを用いて、伝えたい内容とその背景を整理し、構造を明確にすることが有用だと感じています。 全体の流れはどう構築？ 日々の小さな相談事や、技術テーマの報告資料の作成においても、全体のストーリー構成が重要です。この可視化ツールを活用することで、相手にわかりやすく説明できるため、今後も積極的に取り入れていきたいと思います。

根拠の使い分けは？ 根拠を使い分けるという発想はこれまで無かったため、提案を行う際に必ず課題の形成、その原因、解決策という流れで考えてきた自分にとって大変新鮮な学びとなりました。 ロジックツリーの効果は？ また、資料作成や他部署への提案において、前提知識のある相手なら多少省略しても伝わるものの、実際の業務ではそのような場面は少なく、ロジックツリーを用いることで相手に明確に伝わる文章を作成する必要性を強く感じました。 説得力向上はどう？ さらに、報告や資料作成において結論だけではなく、根拠が明確でないために論理が飛躍し説得力に欠ける場合が多かったことから、ロジックツリーを活用して、説得力のある提案ができるよう努めていく所存です。