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説明 ✕ 報告

に関する学び

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考え方の癖はどう影響する？ 人の考え方にはそれぞれ癖があり、その癖は知識や経験によって偏りが生じやすいことを学びました。また、言語化することの大切さにも気づきました。ディスカッションを通じて、自分の考えの偏りに気づくことができ、他者の考えを知ることでより深掘りが可能になるということです。 報告や相談にどう活かす？ これらの学びは報告や相談、問題解決に役立つと感じました。例えば、報告においては要件を押さえた短い言葉での報告ができるようになります。相談では、要点を押さえた説明ができ、問題点を明確にし、さまざまな角度から解決に導く力がつくと思います。問題解決に関しては、現状や経緯を理解し、今後起こり得る問題も想定しながら解決に向けて考えることができるようになります。 視点を増やすには？ 一方で、自分の思考の癖や偏りを意識し、さまざまな視点から問題を考えることが重要です。思いつきだけでなく、状況を多角的に洗い出し、他者とのディスカッションを通じて、気づかなかった点にも気づけるようになることが大事だと感じました。

文章全体像のイメージ化は？ 相手に伝わる文章を書くためのポイントを学びました。まずは全体像をイメージし、骨組みを固めた上で、内容を具体化することを意識して書くように心がけたいです。 資料作成の課題とは？ 社内で扱う提案資料、説明資料、報告資料などにおいて、目的や内容の具体性、根拠づけが十分にできていないため、相手に伝わりにくいことが多くあります。まずは何を伝えたいのかを考え、トップダウンで書く習慣をつけていきたいです。また、コミュニケーションツールであるメールやチャットでも、言いたいことを簡潔かつ分かりやすく伝えるために、今回学んだことを意識して書くようにしていきます。 苦手意識克服の方法は？ まずはすぐにできることから始めます。社内におけるメールやチャットのコミュニケーションツールで、相手に伝わる文章を書くことを意識し実行していきます。特に、自分で苦手意識のある「手順を踏んで書く」部分については、ピラミッドストラクチャーを使うことで論理を構造化し、妥当性のチェックを行っていくようにしたいと思います。

なぜ日本語の正しさが重要か？ 日本語を正しく使うことの重要性を痛感しました。特に、主語と述語がぶれずに明確になっているかどうかを常に意識することが重要だと感じています。また、物事を伝える際には、目的だけでなくその理由も合わせて伝える必要があると感じました。 どうやって説得力を高める？ 提案資料や報告書などでは、何を伝えなければならないのかという目的を明確にし、それに対する補足説明を適切に文書化することで、説得力のあるドキュメントを作成したいと思います。ロジックツリーはドキュメント作成以外でも課題解決に役立つ整理手法だと考えており、今後も積極的に活用していきたいです。 訓練で何が身につく？ また、主語と述語の明確化は日常的な訓練により自然に身につくと考えています。日々の議事録、稟議書、報告書、提案書などを作成する際に、これらを見直す習慣をつけたいと思います。抽象的な目的を具体化する際には、ロジックツリーを使って整理することが効果的と感じており、計画立案時の具体策検討時に積極的に活用したいと考えています。

どうしてグラフを選ぶ？ 伝えたい目的に応じてグラフを選択することで、一目で相手に伝わりやすくなり、時間の短縮につながります。特に、注目してほしい部分にフォーカスを当てるために矢印を付けると、どこを注目すべきかが明確になります。グラフの特性を活かし、適切なグラフを選ぶことが重要です。 提案資料でどう伝える？ お客様への提案資料や比較が必要な資料では、棒グラフや折れ線グラフを使用して、課題の箇所を分かりやすく説明することができます。また、上司への報告資料や株主総会、経営会議用の社内資料では、伝え方によって意図しない部分に注目が集まらないよう、適切にグラフを利用することが大切です。 報告資料はどう工夫？ 上司への報告資料を作成する際には、内容を一目で理解できるようにグラフを用いることが欠かせません。グラフの選択は、例えば年次比較や比率など、何を際立たせたいかによって決定します。強調したい部分は赤線で囲むと良いでしょう。最終的には、グラフの順番や適切なタイトルを付けることにも心を配り、資料を修正します。

お客様は誰ですか？ 事業活動とは、まずお客様が誰であるかを明確にし、そのお客様にどのような価値を提供するかを実現するための、一連の活動やリソースの投入、資金調達などの流れを指します。この活動の結果は、財務諸表という形で定量的に示され、そこから事業活動の特徴や状態を把握することができます。 財務三表は何を意味？ また、損益計算書、貸借対照表、キャッシュフロー計算書の3つは、いわゆる財務三表と呼ばれ、企業の事業活動の特徴や状態を読み解く上で特に重要な資料となります。 どう振返るべきでしょう？ 業務を進める際には、日々行っている事業活動について、どのようにして顧客への価値提供が達成されているのかを振り返ることが大切です。また、来期の事業計画や月次報告を作成する際には、各数字が持つ意味を考え、その数字から読み取れる自社の事業活動の特徴を説明できるようにすることが求められます。さらに、直接財務三表を扱う機会がなくても、経理部門から資料を入手するなどして、現在の経営状況を定期的に確認する習慣が有益です。

多角的分析の秘訣は？ まず、PEST、3C、SWOT、バリューチェーンといったフレームワークを用いて物事を多角的に考察する手法が印象に残りました。これらの枠組みを活用することで、外部環境と内部環境に分けながら、論理的に現状や課題を整理できる点が非常に有効だと感じました。 経営視点の広げ方は？ また、経営者の視点から全体を捉える重要性にも気づかされました。自らの視座を高めることで、より広い視野で戦略を考えることができると実感しています。同時に、他者との意見交換によって新しいアイディアが生まれる―集合知の力が働く様子も非常に印象的でした。 説明と報告はどうする？ さらに、事業部に依頼する際の背景説明や現状のレポート作成において、PESTやSWOTのフレームワークを具体的に活用する方法が示されていました。たとえば、外部環境の説明にはPESTを用い、現状分析にはSWOTを適用して、現状の強みや弱み、さらに改善が必要な点とそのリスクを明確に示すという実践的な手法が役立つと感じました。

あいまいな表現はどうして？ 実際の業務では、特に気心の知れたメンバーとの会話で、主語を省略したり「あれ」「これ」といった曖昧な表現を使ってしまうことがよくあります。そのため、述語との関係が疎かになっていることもあります。同じ内容でも、正確な言葉を用い、ロジックツリーに基づいた順序で説明することが大切だと痛感しました。これを日常的に行う必要があると感じています。 伝えるスキルはどう？ 口頭での報告や連絡、相談といったコミュニケーションだけでなく、プレゼンテーションや説明、さらにメールやチャットなど、仕事上の情報交換のあらゆる場面でこのスキルを活用できると思います。特定の場面に限定せず、常に意識的に訓練を積むことが、習得のカギだと気づきました。 文章の工夫は何？ 日常業務の中でのメールやチャットでも、主語と述語、その関係性を意識して文章を作成することが大切です。また、対面で説明する場面では、ロジックツリーを書いて、その順序に沿って話すよう心掛けたいと思います。

決算報告書をどう捉える？ 現在、システバックスの決算報告書を実際に確認する機会がありました。以前はただの数字の羅列に過ぎなかったP/Lですが、コンセプトや事業活動のイメージとリンクさせることで、数値の背景が見えてきたと感じます。システムエンジニアから税理士法人に転職し、少しずつ担当のお客様を持つ中で、今後はお客様へP/LやB/Sを説明する機会が増えていくと予想しています。そのため、今回の学びは非常に有意義で、企業についてさらに調べるなどして内省できる良い機会となりました。 説明方法はどう考える？ ご担当のお客様には、数値を根拠にP/Lの結果や今後の動向を自信を持ってご説明しています。また、事業活動をヒアリングした内容を図などに落とし込み、お客様とのイメージを合わせる取り組みも行っています。今回の決算報告書の学びを活かし、先輩社員の説明面談にも同席し、学んだ視点でレポートを読み、フィードバックをいただくことでさらにスキルアップを目指していきたいと考えています。

ピラミッドストラクチャーの有用性とは？ ピラミッドストラクチャーは、情報をピラミッド状に整理することで、複雑な内容でも要点を明確に伝えることができる非常に有用な手法であると感じました。特に他者とのコミュニケーションや資料作成において、説得力を持たせることができる点が魅力です。 説得力を持たせる場面での活用法は？ 具体的には、管理職として経営層や顧客への報告資料や提案資料などに説得力を持たせる必要がある場面で非常に効果的だと考えています。それに加えて、メンバーやパートナーへの説明資料や問題解決の手順を踏んで考える際にも活用できると思います。 継続的な活用のために意識することは？ 今後、具体的な場面で意識的にピラミッドストラクチャーを使うことで、常に情報を整理して考えられるようになりたいと考えています。また、自分だけでなく、メンバーの作成した資料に対してもより論理的で説得力のあるフィードバックを行うために、この手法を継続的に活用していきたいです。

各要素はどう繋がる？ 今週は、分析にはストーリーがあるという重要な視点を学びました。What、Where、Why、Howという各要素を明確に把握し、各段階のアクションが前の段階とどのようにつながっているかを振り返ることで、無駄のない論理的なアプローチが可能になることを実感しました。 数字の意味はどうなる？ また、分析の前提として数字と率の両面から取り組むことの大切さを認識しました。これにより、現時点で顕在化している問題が自部門にとって大きな課題なのか、あるいは今回は重要な対策の対象ではないのかを判断できるため、効果的な意思決定の材料となります。 自分の考えは正しい？ 今後は、自分でテーマを設定し、日々の業務データに基づいた分析や検証を積み重ねていきたいと思います。報告資料には自分の考えや仮説を取り入れ、チーム内で説得力のある説明を行うことで、今後の活動に役立つ具体的な提案を実施し、都度見直しながら継続的な改善を図っていきます。

問いから広がる可能性は？ 限られた時間の中で効果的に物事を進めるため、「常に問いを中心に考える」「問いを持ち続ける」「イシューが何かを捉える」「組織全体で問いを共有する」という４つの視点が大きな学びとなりました。これらは、業務に限らずさまざまな状況で活用できると感じています。 対話で意図を掴むのは？ まず、メンバーとの対話時には「問いは何か？」や「どのように順序だてて説明すれば良いか？」を意識するようになりました。その結果、相手の意図が掴みやすくなり、こちらから伝える内容に対する納得度も向上しました。 提案や報告の効果は？ また、上長への提案や報告の際にも、この学びを実践することができました。具体的には、時系列に沿ったグラフや資料を作成することで、自分の意図や考えが相手に伝わりやすくなりました。さらに、チェックを怠ろうとする場面では、相手への負担を意識することで、より正確に業務を遂行できたと感じています。

P/L構成の意味は？ P/Lの構成については理解していたものの、自社のP/Lを単に作成するだけでは、営業損益、経常損益、当期純利益それぞれがどのような理由でその数値になっているのか、十分に考察できていなかったことに気づきました。そこで、同業他社や他業種との比較、比率や過去の推移を分析することで、各損益数値が示す背景や原因、さらには対策まで具体的に検討できる力を身に付けたいと考えています。 計画策定はどう進める？ また、経営陣や投資家に説明するための事業計画を策定する際には、単に「この計画になりました」と報告するのではなく、望むべき将来像を実現するためにどのようなマイルストーンを設定し、それに向けてどのような行動を取るべきかという視点を持ちたいと思います。 数値の背景は何？ さらに、社内の研究部門や営業部門とのヒアリングを通して、予測される数値や決算数値の背景にある原因をしっかりと把握することも重要だと考えています。