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業務 ✕ 時間

に関する学び

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仕組みの効果は？ 「ピラミッド・ストラクチャー」の仕組みは、メインメッセージや結論、主張とそれを支えるキーメッセージの作成プロセスであり、私にとって考えを整理する際の質とスピードを向上させる学びとなりました。具体的には、イシューを特定し、論理的枠組みを考え、主張を適切な根拠で支えるというステップが重要です。 なぜ的確な指示？ 私の職務では、支部組合員から寄せられる意見に対して、後輩の作成した回答案に修正指示を出さなければなりません。その際、「ピラミッド・ストラクチャー」を活用することで、本質を捉えた結論とその根拠を打ち出すことが可能になり、より的確な指示が出せると感じています。 結論の見直し方は？ 結論を導いた後には、「自分の結論は本質を捉えているか」「その結論を支える根拠は明確で、不足はないか」と常に客観的に見直すクセをつけています。もちろん、限られた時間の中で業務を遂行する必要があるため、思考に時間をかけ続けるわけにはいきません。しかし、上記の思考方法を活用し、質とスピードの向上を目指してトレーニングを続けていきたいと考えています。

本当の課題は何？ 顕在化している問題をそのままイシューとして設定するのではなく、なぜそれらが生じているのか、本当の問題は何かを分析することが重要だと感じました。なぜなら、顕在化した問題に対して対症療法的なアクションを取っても、根本的な解決にはならないことが多いからです。しかし、本質的な課題を見つけるのは今の私にとって非常に困難であるため、思考を鍛える練習が必要とも感じています。 仕事のバランスはどう？ デイリー業務と企画業務のバランスを考える際や、残業時間削減に向けた対策の検討など、さまざまな場面でこのアプローチは役に立つと思います。顕在化した問題に隠れている潜在的な問題を深く分析し、正しい対策を探っていきたいです。 事実の関連はどう見る？ 見えている情報だけでイシューを設定するのではなく、なぜその事象が発生しているのかを考えるようにします。また、1つの事実から安易に結論を出すのではなく、複数の事実を関連づけ、問題の本質を考える癖をつけたいと思っています。情報を分析する際は、データを加工し、複数の視点からの検討を行うことも重要です。

タイトル選びはどう？ 資料作成の際、受け手が一目で内容を把握できるよう、タイトルの付け方、文字の大きさや太さ、配色、グラフの種類など工夫が必要であると学びました。これにより、情報を探させる手間を省き、伝えたい内容を迅速に伝えることができます。 資料の伝え方は？ 今回学んだ知識は、稟議に添付する補足資料の作成にも大いに役立つと感じています。自分の意図を明確に伝えるためには、資料の工夫が必須です。もし伝わりにくい資料を添付すれば、決裁者に疑問を抱かせる要因となり、不要なやり取りが発生して双方の時間を浪費する恐れがあります。限りある時間を有効に使うためにも、受け手が理解しやすい資料作りを心掛けたいと思います。 文章の工夫はどう？ 資料作成では、「内容に沿ったタイトル」「伝えたい内容に合わせたグラフの使用」「受け手に情報を探させない資料構成」を意識して取り組むことが重要です。また、ビジネスライティングのスキルも日々の業務で求められるため、まずは伝えたい内容を最初に明確に記すことを意識し、読みやすい文章作成に努めたいと感じています。

ミッションと利益の均衡は？ 営業利益や特別利益・損失についての意味を再確認し、ビジネスにおけるミッションと利益のバランスの重要性を学びました。これにより、自分の業務におけるミッションとアウトプット（利益）拡大の必要性について考える機会を得ました。 連携研究の価値はどう？ 私は製薬企業の研究者として、創薬研究の一部を担当しています。創薬研究は薬理研究者、化学研究者、安全性研究者など多くの専門家が連携して進められ、各部署がタイムリーに成果を出すことが求められます。そのため、一定の経費を活用しつつ、迅速にアウトプットを出す方法を模索しています。 外部協力と効率化は？ 一人でできる作業には限りがあるため、CROなどの外部リソースを積極的に活用して効率的にアウトプットを出すことが重要です。また、時間のかかる業務の効率化にも取り組んでいます。例えば、子会社の研究員に頼める業務は依頼し、その分の時間を他の重要なタスクに振り向けるようにしています。さらに、定型業務についてはテンプレートファイルや簡単なマニュアルを作成し、効率化を図っています。

どうして優先順位大事？ 何事にも優先順位をつけることの重要性を実感しています。時間は人にとって有限であり、無限ではありません。そのため、場合によっては選択と集中を行わないと、成果が得られない可能性もあります。優先順位は、分析とゴールを明確化することで決まります。具体的なゴールを設定し、それに基づいて分析を行い、優先順位をつけ、必要に応じて取捨選択を行います。 領域分けの考え方は？ 現場で働いていた頃、やることは膨大で、常に時間管理のマトリックスを考え業務を領域分けしていました。まず第一領域の業務を優先し、第二領域については忘れないように注意を払い、第三領域は再考して取捨選択を行っていました。第四領域に関しては、しない決断をして捨てることを心掛けていました。 なぜ集中が必要？ 今こそ、時間管理のマトリックスを再考し、改めて取捨選択と集中を考えたいと思います。かつては自分の固定観念で決断していましたが、振り返ると領域分け（分析）がゴールに沿っていなかったこともあったかと思います。これからは常にゴールに沿った決断を心掛けていきます。

問いを立てることの重要性とは？ 課題を適切に捉えるために「問いを立てる」ことの重要性を改めて学びました。今何を課題と考えるべきかを理解することで、業務の結果に大きな影響を与える重要なポイントとなります。ただ問いを立てるだけでなく、その問いを最後まで持ち続け、大きな成果物を得るために周囲と共有し、働きかけることが重要だと感じました。 プロジェクトにどう活用するのか？ 現在進めているプロジェクトでは、直面する課題を解決するために、この学びを活用しようと考えています。プロジェクトの目的は単に業務を集約することではなく、現存する課題を解決することです。すべては「問い」を立てることから始まります。 バックオフィス化プロジェクトで何を達成する？ 例えば、バックオフィス化プロジェクトの目的を明確にするためには、時（When）、人（Who）、手段（How）の各観点から業務を分解し、現状の課題を見極め、その解決策を考えることが必要です。また、残業時間の問題についても、このプロジェクトを通じて解決策を見つけることを検討していきたいと思います。

上司役で何を学んだ？ ロールプレイングで上司役を担当した際、日常的な癖がはっきりと表れる自分に驚かされました。このような事象は実際の日常でも頻繁に起こると感じます。部下側の心情も公開された状態で取り組んだため、対策は立てやすかったものの、バイアスの影響で実際には手遅れになるケースも多いと実感しました。日常の小さな変化に気づき、各パターンを把握する重要性を改めて認識できました。また、プレイ中に別のグループから具体的なアドバイスをいただいたことも、非常に勉強になりました。 バイアスを捉えられる？ バイアスをかけず、物事をフラットに捉える癖を身につけるのは容易ではありませんが、今後の課題としたいと思います。例えば、少し元気がない部下がいた場合、過去の経験から業務量に支障はなかったと判断しがちで、問題に気づかないことがあると感じています。また、所属していた部署ごとに常識が異なることを見逃しやすい点も課題です。仕事を依頼する際に、事前に細かい指示を控えがちですが、共通認識を持つための確認時間をしっかりと設けるよう努めたいと思います。

財務諸表の役割はどうなってる？ 財務諸表は、事業の状況を定量的に把握するための重要な資料です。基本的な３種類には、P/L（ある期間の収益や利益の状況を表す）、B/S（事業運営に必要な資金の調達方法と使用用途を示す）、C/S（一定期間におけるキャッシュの増減を明らかにする）があり、それぞれ異なる視点から事業の健全性を測ることができます。 プロジェクトの試算はどうする？ 現在取り組んでいるプロジェクトにおいては、これらの財務諸表を分析し、将来のシミュレーションを実施できるようになりたいと考えています。現状では上司が試算を行ってくださっているため、今後は自分自身で実施できるようになることを目標としています。 競合比較で見えてくるのは？ また、競合との比較を通して自社の資金運用や収益の仕組みを明らかにすることも大切だと感じています。担当プロジェクトでは、競合や自社の状況を分析する際に、グループメンバーに任せるのではなく、自ら積極的に手を挙げる姿勢を持ち、業務時間の確保のためにその他の業務も先回りして段取りを整えるよう努めています。

本当に捨てる意味は？ 「捨てる」という行為は一見すると簡単に思えますが、意外と難しいと実感しました。ただ単に捨てるのではなく、目指すべきゴールを明確にすることで、必要なものと不要なものを選択する必要があると感じました。その際、数値的な根拠を示すことで、選択がより明確になると思います。限られた資源や時間の中で最速で目標に到達するには、「捨てる」ことが非常に重要だと感じました。 業務無駄は疑うべき？ 業務効率化の観点でも、「捨てる」選択は必要です。たとえば、「以前からこうだったから」といった理由で行われている業務は、実際になぜ行っているのかわからない場合があります。このような業務には無駄があるため、「捨てる」ことを提案していくべきです。 業務改善の洗い出しは？ 【業務効率化のステップ】 まず、自分の業務を洗い出してみましょう。その中で、不要な業務や惰性で行っている業務がないかを考えてみてください。不要だと感じた業務が本当に効果がないのかを検証し、その後、数値的根拠を示すことができれば、上司や同僚に提案を行うと良いでしょう。

不要なものを捨てるか？ 戦略における不要なものを捨てることの重要性は、以下のポイントに集約されます。まず、捨てることで顧客の利便性が向上する場合があります。また、昔からの惰性に流されずに変化を取り入れることも大切です。さらに、専門的な分野は専門家に任せるべきである、という考えも重要です。 トレードオフの原因は？ トレードオフが発生する場面について考えると、限られた資源や時間の不足が一因となります。また、ある要素と別の要素が互いに排他関係にある場合にもトレードオフは発生します。 トレードオフの対処法は？ トレードオフが発生した場合の対処法としては、効用の最大化が挙げられます。さらに、組織やプロジェクトの進むべき方向性を明確にすることも対策の一つです。 日々の業務をどう効率化する？ 日々の業務プロセスやルーチンワークについて、何となく続けている惰性の部分を見直すことで、効率化や最適化が図れます。私は、これまで学んだことを活かして、まずは不要な作業をなくせないかという観点から業務の改善に取り組みたいと考えています。

どの評価が正しい？ 動機付け・衛生理論では、評価が不満足、不満ではない、満足、大変満足の4段階に分けられるとされています。しかし、結局のところ、人それぞれの考え方や感じ方が違うため、どの評価が正しいのか断定することは難しいと感じています。 新しい職場はどう？ 来週から新たな職場での業務が始まり、近々メンバーとの1on1ミーティングを予定しています。この面談では、まず自分自身のことを十分に開示し、相手のモチベーションの源泉がどこにあるのかを探りたいと考えています。ただし、短時間の面談だけでは全てを把握しきれないため、初回の1on1の結果だけで先入観を持たないように注意したいと思います。 面談で本音は？ 1on1ミーティングでは、自己開示をしっかりと行いながら、相手の業務内容だけでなく、仕事自体が楽しいか否か、その原因についても具体的に聞いていくつもりです。また、あらかじめ設定した面談の機会に限らず、日常のコミュニケーションにおいても主体的に接することで、より深くメンバーそれぞれの状況や感情を理解できればと考えています。

伝え方は工夫すべき？ 伝えたいことをすべて盛り込もうとすると、結果的に長文になり、読んでもらえず理解もされにくくなってしまいます。書き手と聞き手の視点は異なるため、特に書き手側は聞き手の立場に立って、どこがわかりにくいかを注意深く考える必要があると感じました。また、文章だけでなく、図や表などの可視化も目的に応じてバランス良く活用することが重要だと理解しました。 専門説明はどうする？ 専門性の高い業務では、相手に理解してもらうまでに時間がかかる傾向があります。これまで丁寧に説明を重ねてきましたが、もっとシンプルな表現や、図やグラフを使った視覚的な説明に切り替えることで、伝え方を改善できないかと検討していく予定です。そして、専門用語ばかりに偏らないよう、事前のチェックも取り入れていきたいと思います。 海外にも工夫必要？ また、海外のメンバーも同様の取り組みを行っている中、報告資料を家族に事前に説明する機会を設け、どの部分が分かりにくかったのか、話の流れが自然かどうかなど、客観的な意見をもらう工夫も取り入れる予定です。