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作成 ✕ 効率

に関する学び

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本質を探るには？ 文章を書き始める際、まずその会議や目標、文書、会話で本質的に求められている内容は何かと自問することが大切だと感じています。文字に起こすことで、問いの内容や変化の経緯をしっかりと記録でき、効果的かつ効率的な成果へと繋がると思います。 目的と結論は？ 会議では、最終的に導き出したい結論や方針を明示する必要があると実感しています。また、目標設定では、単に講義を受講することを目的とするのではなく、クリティカルシンキングの考え方を取り入れて、日常業務で建設的な議論ができる環境を作ることを重視すべきだと考えています。 合意は確認済？ 一方で、会話においては、途中で話を遮りながらの問いかけは避けるべきだと思います。しかし、「これってこういうことでしょうか？」といった確認の問いかけは、必要なコミュニケーションを円滑にするためにも積極的に用いるべきだと学びました。 文章の基本は？ 文書作成においては、まず本質的な問いを立て、その問いの答えに基づいて内容を整理しながら書き始めることが、理解しやすい文章を生み出す基本だと改めて感じています。

経済性の理解とは？ 規模の経済性について、固定費の分散だけでなく、変動費のボリュームディスカウントも可能であることを学びました。これにより、どちらも大きなメリットがあることが理解できました。ただし、規模が大きくなりすぎて、多拠点化などの規模の不経済を引き起こしていないかを常に注意する必要があると感じました。 範囲の経済性はどう活かす？ 範囲の経済性については、一見良さそうに見えるものの、資源を集中投下して効率を優先すべき時との戦略的な選択が必要であると感じました。また、範囲の経済性は人事異動の際に使えそうで、これまでの経験を他分野に活用することで組織としての成果を最大化し、個人の成長機会にもつながると考えました。 キャリアプランにどう役立つ？ 自分自身のキャリアプランを考える際にも、範囲の経済性は活用できると実感しました。これまでは会社の必須入力欄に定期的に情報を入力するだけでしたが、今回の学びを機にキャリアプランシートを作成し、自分も職場のメンバーも年央の面談でそれを活用することを計画しています。これを人事異動の材料としても活用したいと考えています。

ロジックツリーの重要性とは？ 文章を組み立てる際、最初にロジックツリーのような枠組みを考えることの重要性を改めて感じました。以前は、思いつくままに文章を書き、途中で構成に違和感を覚えて修正するという非効率な方法をとっていましたが、今回のグループワークで実践し、あらかじめ伝えたい内容の構成を整理することで、文章作成が格段にスムーズになったと思います。 日常での実践方法は？ この方法は、日常のメール作成やプレゼンテーション資料の作成、さらには口頭での説明においても大いに活用できると考えています。まず、伝えたいことの構成をツリーの形で作り、それに基づいて文章や資料を作成することで、内容がわかりやすくなり、効率化が図れると感じました。 効率的な構成づくりの習慣 今後、メールやプレゼン資料、口頭での説明を行う際には、いきなり文章作成に取り掛かるのではなく、まずテーマを明確にし、それを支える要素を書き出した上で全体の構成をノートなどにまとめる習慣をつけたいと思います。また、伝える相手に応じて構成要素を取捨選択し、必要な情報だけを伝えるよう心掛けたいと考えています。

代表値で分かる？ データの状況を評価するためには、単純平均、加重平均、幾何平均といった代表値や中央値が用いられます。平均値は計算が簡単で直感的に理解しやすい一方、極端な値（外れ値）の影響を受けやすいという面があります。そのため、データのばらつきを示す標準偏差と併せて確認することが重要です。 小規模店舗見えてる？ 複数の店舗の売上やイベントの各店舗での来場者数などを平均値だけで評価すると、店舗ごとの規模や条件の違いから、小規模な店舗や一時的な変化を見落とす可能性があります。こうした場合、標準偏差や中央値などの指標を追加することで、より詳細な状況把握が可能となります。 分析体制整える？ レポート作成においては、平均に加え中央値、最頻値、標準偏差など複数の代表値やばらつきの指標を数値化することで、微細な変化に気づきやすい分析体制を整えることが求められます。さらに、ヒストグラムや折れ線グラフ、棒グラフなどを用いて直感的に理解できる分析を行い、Lookerstudioやスプレッドシートでテンプレートをあらかじめ用意しておくと、作業の効率化にも寄与します。

問題解決のプロセスとは？ 問題解決のプロセス、What、Where、Why、Howについて学びました。私は前職でQC的な問題解決を学び、問題やボトルネックの特定、「なぜなぜ分析」、計画、アクションのような手法で考える癖があり、今回学んだ内容と似ている部分が多いと感じました。しかし、元の思考フレームワークに戻りがちな自分を再認識しました。 フラストレーションを解消するには？ データ分析や見える化は行っているものの、仮説の検証や具体的なアクションを自発的に行っていない部署の現状にフラストレーションを感じています。おそらく、具体的なアクション（How）を実行できないと諦めているために、根本原因（Why）の追求が疎かになっているのではないかと考えています。 新たなシナリオ作成と実践法 今回学んだことを基に、「How」を実行できると仮定してシナリオを作成し、実践してみたいと思います。また、一連のプロセスを効率的に進められるよう、自身をトレーニングし、さらにBIツールやPythonを活用して知見やスピードを向上させる手法を学びたいと考えています。

要因分析を効果的に進めるには？ 要因分析の際には、プロセスを細かく分解して考えることが重要です。解決策を選ぶ際には、判断基準を設けることが必要で、例えばコストやスピードを基準に評価を行うと良いでしょう。 A/Bテストの活用法とは？ 方法の効果を確かめる際には、A/Bテストという手法が有用です。A/Bテストでは、可能な限り条件を揃えて比較実験を行うことが大切です。要因分析時には、できるだけ細分化を行うことが求められます。すべての状況がわからない中でも、仮説を立てて細分化を試みると良いでしょう。 解決策選びの優先順位はどう決める？ 解決策の選択においては、判断基準や優先順位を整理することが重要です。効率が良い方法やスピードを基準として評価することが望ましいです。報告資料を作成する際は、自分の中でステップを細分化して理解し、その上で優先順位を付けて表現することが大切です。 条件を揃えるポイントは？ 判断基準は常に上司と擦り合わせながら進めるべきです。また、比較を行う際は、可能な限り条件を揃えることを意識すると良い結果が得られます。

ミッションと利益の均衡は？ 営業利益や特別利益・損失についての意味を再確認し、ビジネスにおけるミッションと利益のバランスの重要性を学びました。これにより、自分の業務におけるミッションとアウトプット（利益）拡大の必要性について考える機会を得ました。 連携研究の価値はどう？ 私は製薬企業の研究者として、創薬研究の一部を担当しています。創薬研究は薬理研究者、化学研究者、安全性研究者など多くの専門家が連携して進められ、各部署がタイムリーに成果を出すことが求められます。そのため、一定の経費を活用しつつ、迅速にアウトプットを出す方法を模索しています。 外部協力と効率化は？ 一人でできる作業には限りがあるため、CROなどの外部リソースを積極的に活用して効率的にアウトプットを出すことが重要です。また、時間のかかる業務の効率化にも取り組んでいます。例えば、子会社の研究員に頼める業務は依頼し、その分の時間を他の重要なタスクに振り向けるようにしています。さらに、定型業務についてはテンプレートファイルや簡単なマニュアルを作成し、効率化を図っています。

データ分析で新視点を得るには？ データ分析とは、比較を行うことで新たな視点やアイデアを引き出すことが可能であると学びました。同じ基準や条件を用いることで効果的に分析ができ、新しい発見に繋がることが特に印象的です。 効率化への第一歩は？ これまでの仕事では、何となくデータを用いながらプロジェクトの進捗を管理していましたが、新しい職場では積極的にデータの可視化を取り入れ、業務の効率化を図りたいと考えています。以前は過去のデータより直近のプロジェクトの状況にのみ焦点を当てていました。 なぜデータ可視化が重要？ 日常業務の中で、業務上必要がない場面でもデータを可視化することは重要だと考えていましたが、既存のシステムやBIツールに頼りがちでした。しかし、自ら業務プロセスをデータ化することが、業務のパフォーマンス向上に繋がるのではないかと考えています。 ダッシュボード作成スキルをどう磨く？ 現在は過去のプロジェクトマネジメントの経験を活かし、会社の既存のダッシュボードを一から作成するスキルを身につけるために勉強を続けています。

分析を効果的にする方法は？ 分析の本質は比較にあります。具体的な要素を整理し、比較対象や基準を設けて、きちんと比較することが重要です。また、条件がそろっていない場合には想像力を働かせて補完することも必要です。 資料作成の時間短縮には？ 目的を理解して分析を行うことが大切です。販売計画の部署にいる後輩たちに対して、分析の基本を踏まえたアドバイスをします。例えば、資料にグラフをたくさん載せて資料作成に時間がかかると嘆いている後輩の資料をチェックし、本来の目的は何か、仮説は何かを一つ一つ確認していくことです。 カイゼンプロジェクトの課題解決策 現在進行中のカイゼンプロジェクトでは、「資料作成に時間がかかりすぎている」「この資料作成は本当に必要か」といった課題があります。これらの問題を解決する方法の一つとして、目的をしっかり確認し、仮説を明確にしてから資料を作成するというアプローチを取り入れることが有効です。目的を明確にした上で、仮説を立て、必要な資料を作成する重要性を後輩たちに伝えることが必要です。

資料作成の工夫は何を意識する？ 視覚（資料）を使って相手の理解を促進させるには、読み手の立場に立ち、字体やフォント、色や全体のレイアウトなど細部まで考えることが重要です。また、リード文やグラフを用いる際はシンプルかつ強調できるように情報量の足し算と引き算を意識し、内容により適切なグラフを使用することが求められます。 学びを業務にどう活かす？ 社外取引先向けの資料を作成する機会が比較的多いため、次回作成時からこの学びを活用したいと思います。また、社内資料の作成においても社外向けのメリハリを意識することで、今回の学びを自身の業務で活用できるよう訓練したいです。 新しい習慣をどう築く？ これまでは慣れや自分の感覚、作成に充てる時間によって主観的に資料を作成していました。しかし、今後は読み手の読みやすさや印象を意識し、作成の過程でチェックを行いたいと思います。さらに、作成前に全体を考える時間を確保し、修正の時間も考慮することで効率も良くなると思いますので、そういった新しい習慣を作りたいです。

情報整理の重要性とは？ 相手に伝えたい内容を考え、相手に伝わるための情報と表現の整理に時間をかけることが重要だと感じました。さまざまな業務がある中で、資料作成に多くの時間を費やす点は気になるところですが、順序立てて情報を整理することで、多少時間がかかるのは仕方ないことだと再認識しました。また、それぞれのフォントや色の意味を理解し、活用することも考えています。 報告資料作成の工夫は？ 人事関連の政策で部のメンバー、社員や役員に社内の人員状況に関して報告する際の資料作成に役立つと感じました。その際、自身が伝えたいことだけでなく、相手が気になっている内容も予測して作成することで、その後の議論が成果につながるでしょう。 データ可視化のポイントは？ グラフ作成や資料作成の際には、資料を通して伝えたい内容を考え、それに合わせたグラフを用意できればと思います。データをまず理解するためにグラフを作成し、その後にどのような結果を出すかを考え、必要なグラフや資料を追加で検討することが大切だと感じました。

他の視点をどう取り入れる？ 自分一人だけの発想には偏りがあるため、他の視点も取り入れることが重要です。また、問題解決に飛びつくのではなく、しっかりとした分析を行うことが求められます。 効果的なメッセージ伝達法 伝えたいメッセージが分かりやすい文章やグラフを作成するためには、ひと手間を加える努力が必要です。主張の根拠を明確にし、三つの問いに立ち戻ることも大切です。 業務効率改善のためにできることは？ 業務効率を改善するためには、現状の問題点を共有し、全員の意識を変革させる活動が重要です。進捗が悪い項目については、その理由を整理し、分かりやすく伝えることで、活動内容を明確にしていくことが求められます。 進捗遅れの改善策をどう探す？ 進捗の遅れている状況はデータ化し、改善点をグラフ化して目で見て理解しやすくすることが効果的です。また、改善についての問いを立て、データを基にした根拠とともに共有化することが大切です。活動を明確化し、継続して検証を繰り返すことが、真の改善につながります。