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情報 ✕ 作成

に関する学び

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読み手を意識するとは？ 資料作成において、読み手を意識することの大切さを改めて実感しました。まず、色やフォントの選定が与える印象が大きいため、注目させたい部分は赤字にするなど、使い方に工夫が必要だと学びました。一方で、極力下線や太字を乱用せず、シンプルな表現を心がけることで、全体のバランスが保たれることを実感しました。 図表の効果は本当に？ また、資料のメッセージとそれに合った図表やアイコンの配置が、伝わりやすさに大きく影響する点も印象深かったです。単に適切な図表を選ぶだけでなく、読み手の目の動線を意識して配置することや、メッセージにマッチしたアイコンを使うことで、より効果的に情報が伝わると理解しました。 役員資料は改善できる？ 業務で役員向けの説明資料を作成する場面が多いことから、今回の学びはすぐに活かせると感じています。自分で資料を作成する際はもちろん、部下が作成した資料をレビューする際にも、今回学んだポイントをチェックリストとして活用し、客観的なフィードバックを提供することで、説得力のある資料作成を支援できると考えています。 メッセージの工夫は何？ 普段、自分の伝えたいことを中心に資料を作成しがちですが、今後は伝える相手に応じて、メッセージの内容や見せ方を工夫していく予定です。役員向けの資料の場合、担当者ごとの違いを意識しながら、全体に伝わるシンプルなメッセージと、適切な図表の配置を重視して、より分かりやすい資料作りを目指していきたいと思います。

具体表現って？ 文章で相手に情報を伝える際、相手の表情が見えない分、抽象的な表現（いわゆるビッグワード）は避け、具体的な表現を用いることが大切です。数字や具体例を交えながら伝えることにより、誤解なく意図を伝えやすくなります。 資料作成の工夫は？ 資料作成では、自分が伝えたい情報だけでなく、相手の興味を引く工夫が求められます。資料全体の流れが分かりやすく、主旨（キーメッセージ）が正しく伝わるよう、レイアウトや順序に注意しましょう。さらに、フォントや色、グラフなどの視覚情報を活かすことで、内容の理解が一層深まります。 メール表現の工夫は？ 一方、メール文面においては、堅苦しい表現ばかりに偏らず、柔らかな言葉遣いを心がけることが大切です。状況に応じた柔軟な表現を取り入れることで、相手に親しみやすく、かつ正確に意図が伝わるメールが作成できます。 強調表現のポイントは？ また、資料やメールで強調したいポイントを伝える際には、色や書体の特性を意識することも重要です。標準的なイメージや各要素の特徴を理解し、適切に組み合わせることで、伝えたい内容がより鮮明に伝わります。 フォントの使い分けは？ 最後に、色や書体について学ぶ機会があったものの、これらの特性が国によって共通しているのかという疑問も残りました。普段、私自身はメールや資料で同じフォントを使ってしまいがちですが、皆さんは普段からフォントや色をうまく使い分け、工夫されているかどうか、ぜひ参考にしていただければと思います。

グラフ選びは正解？ グラフの見せ方において、題名や単位などの細かい部分を記載することで、相手にとって見やすくなり、目的に応じたグラフ選びが必要であることが分かりました。また、文字の色やフォントによって印象が大きく変化するので、TPOや内容に合わせたデザインにすることで、相手への読みやすさや伝わりやすさが向上すると感じました。スライドでは、さまざまなグラフを使うよりも、シンプルに一つにまとめる方が、読み手の注意を集中させやすいことが理解できました。 カテゴリ毎の工夫は？ 売上などをまとめる際には、カテゴリごとにグラフを活用したいです。データの時系列、経緯、要素がどれに適しているかは、改善したい目的によって変わると思うので、初めはさまざまなグラフを試して、最適なものを見つけたいです。スライドを作成する際は、目的に応じてフォントや色を調整し、強調したい部分が派手になりすぎないよう配慮したいです。 分析で何を掴む？ また、売上データのどの部分を確認し、何を分析して改善するべきかを、グラフを使って言葉で説明できるようにしたいです。そのためには、自分自身でデータを分析し、必要な情報を精査していきたいと思います。スライド作成時には、常に相手の視点に立ち、初めて見る人でも分かるように、フォントや文字、グラフを選定していきたいです。特に、どのような印象を与えたいのか、どのような意識を持ってほしいのかを考え、人の心理に働きかけられるように試行錯誤しながら練習していきたいと思います。

データ分析の目的を見直す データ分析の手法として、データの収集、加工、そして発見に焦点が当たりがちですが、何のためにデータ分析を行うのか、その目的が最も重要だと認識しました。そのために必要なデータ項目を選定し、それに基づいてデータを収集する習慣や仕組みを作る必要があります。ただ業務をこなすだけでは、将来に向けた効果的な分析ができず、特に自社の業務データはインターネットで入手できないため、自社内での心がけが欠かせません。 本当の売上分析とは？ 私の業務では、データを集計して資料に記載することで終わることが多く、本来の意味での分析に至っていないと感じました。自部門の売上高を集計することが多いのですが、他部門との比較を通じて本当の意味での売上分析を行う必要があり、もっとオープンな視点での比較を考える必要があります。また、落札情報などを蓄積し、市場の相場観も併せて分析することが求められています。 有用なデータの収集方法とは？ 現在、社内では中期経営計画の策定時期が来ており、過去の売上や競合他社の状況、他部門との比較を行いながら、データ分析を活用したいと考えています。しかし、データが社内に散在しており、有用なデータが収集しにくいという課題があります。そのため、将来を見据えてどのようなデータが必要かを社内で議論し、データ分析がしっかりと根付く職場環境を作りたいと思います。データを蓄積するためのフォーマットを作成し、社内メンバーがそれを保管・活用できる仕組み作りも進めていきたいです。

情報で迷う理由は？ データ分析の際、目についた情報に振り回され、時間がかかってしまうことや、都合の良い情報ばかりに頼って決め打ちになってしまう問題を感じています。そこで、MECEの考え方を取り入れることにしました。 MECEの切り口は？ MECEには、全体を複数の部分に分ける層別分解と、全体を構成する変数に分ける変数分解という2つのアプローチがあります。たとえば、層別分解では年齢、季節、販売チャネルなどで分析し、変数分解では売上＝客単価×客数や売上＝商品単価×販売数のように捉えることができます。 分解できないのは？ また、MECEに分解できない例として、モレなしでダブリがある、モレありでダブリがない、モレありでダブリもある場合が挙げられます。今後は、売上分析や業界、顧客分析、さらには業務の課題解決にもこの考え方を積極的に活用していきたいと考えています。 データ加工のポイントは？ 現在、売上分析データを加工中であり、来週からはMECEの視点を取り入れたデータ加工を進める予定です。加えて、ロジックツリーを書き出すことで思考のスピードアップを図りながら、業務の課題解決に向けた取り組みも強化していきます。 情報取得の見直しは？ 以前、情報の取得に時間がかかることや、都合の良い情報だけを集めて決め打ちしてしまう点に気がつきました。そのため、現在作成中のデータをもう一度フラットに俯瞰し、MECEを意識したフレームワークを使って再検討に努めています。

グラフ選びはどう？ 伝えることを視覚化する際には、まずグラフの種類が目的に合っているか確認することが重要です。それぞれの目的に適したグラフを選ぶために、事前に調べて最適なものを選ぶように心掛けましょう。 文字装飾の狙いは？ また、文字装飾は狙いと意図を持って行うことが大切です。強調したい部分が的確に強調されているか、伝えたいイメージに合った色が使われているかを再確認したいです。スライドを作成する際には、まず「言いたいことは何か」「どこに注目してほしいのか」を考慮し、効果的な配置や強調を工夫したいです。読む人の目線を意識し、一目でメッセージが伝わるような強調を意図的に使いこなしましょう。 体制変更の説得力は？ こうした視覚化、装飾、配置や強調の技術を、来年度の体制変更に向けた資料作成に活用したいと考えています。体制変更には複数のステークホルダーが関与するため、その意図や目的を深く理解してもらい、説得力を感じてもらうことが重要です。そのため、ステークホルダーごとに異なる立場や状況を考慮しながら、明確なメッセージを伝えられるように準備したいです。 伝えたい内容はどう？ まずは伝えたいメッセージをシンプルにまとめ、そのメッセージをもとに文章を作成します。それを基に必要な情報を盛り込み、視覚的にも理解しやすくなるよう、いくつかをグラフ化します。メッセージごとにスライドを作成し、その際には配置や強調を工夫して、一目でメッセージが伝わるかどうかを確認するつもりです。

情報の見せ方は？ 相手に分かりやすく情報を伝えるための視覚化ポイントとして、グラフの使い分けが重要であると学びました。時間軸での変化を示すには縦棒グラフや折れ線グラフを、要素の違いを際立たせるには横棒グラフを、また内訳を表す場合には帯グラフを用いるといった使い分けが有効です。さらに、フォントや色の選択が印象に大きく影響するため、デザイン面にも留意する必要があると感じました。 スライドのコツは？ また、スライド作りにおいては、メッセージとの整合性を意識し、相手に情報を探させることなく、流れに沿って丁寧に示す工夫が求められます。これにより、相手に直感的に内容が伝わる構成が実現できると実感しました。 良文の条件は？ 一方、ビジネスライティングでは、良い文章の条件として、目的を明確にし、読み手の立場に立った内容作りが大切です。現代は情報量が多いため、最後まで読んでもらえるようなアイキャッチや文章の硬軟の調整、読みやすい体裁に配慮することが求められます。メールや社内外の資料作りでも、これらの視点を意識して文章を作成していきたいと考えています。 計画の整理方法は？ さらに、年度末のレビューや来年度の行動計画の資料作成においては、今年度のデータを俯瞰し、問題の抽出時にはピラミッドストラクチャーで思考を整理する方法が有用でした。スライドでは、メッセージとの整合性に加え、相手が余計な情報を探さなくても理解できるように、情報を順序立てて示す点に特に注意して作成しています。

グラフ作成の基本は？ グラフ作成時には、まずタイトル、単位、軸の原点を0から始めるといった基本事項を意識する必要があります。時間軸のデータは慣例通り縦のグラフを用い、X軸を基準とした折れ線グラフで傾向や変化、連続性が見えてくるように設定します。また、「何を伝えたいか」という目的に応じてグラフの形式を選ぶことが求められます。普段の業務でグラフを作る機会は少ないかもしれませんが、数字だけでなくTIPを意識して正しい表現方法を取り入れることが大切です。 フォント選びのポイントは？ 文字表現については、注目してもらいたい点を過度に強調しすぎず、フォントや色の選択により印象を工夫することがポイントです。さらに、アイコンを補助的に用いることで理解が促進される効果もあります。特にパワーポイントのスライドを作成する際には、フォントの種類や色、アイコンの使い方に細部までこだわると良い印象を与えられるでしょう。 スライド作成の秘訣は？ スライド作成時は、情報が出てくる順番に合わせて図表を配置し、事実とともにプレゼンのターゲットに合わせた「何を伝えたいか」を明確にする表現が重要です。帯グラフの幅から比較しやすい特徴を活かしたり、折れ線グラフと棒グラフを一つにまとめる工夫、または矢印などで強調する方法も効果的です。TIPを意識して丁寧に作成することで、見栄えの良いスライドが完成します。 これらのポイントを踏まえ、日々の業務やプレゼンテーションで説得力のある資料作りに役立てたいと思います。

視覚化で理解は進む？ 相手の理解を促進するための「視覚化」について学びました。具体的には、まずメッセージとの整合性を保ち、相手が情報を探し回らなくてもスムーズに理解できるようにすること。そして、情報を流れに沿って提示することが大切です。また、グラフには必ずタイトルと単位を記載するなど、基本を抑える点も重要だと感じました。 文章はどう魅力的に？ ビジネスライティングに関しては、良い文章にはいくつかの要素が必要ですが、その中でも「相手に読んでもらえる」ことが盲点になりがちです。特に冒頭にアイキャッチとなる要素を配置することで、読者の関心を引き付ける工夫が効果的だと学びました。 提案資料の伝え方は？ クライアント向けの提案資料や自社メディアの媒体資料を作成する際は、伝えたいメッセージがしっかり伝わるよう、クライアントに情報を探させず流れに沿って情報を示すことを常に意識する必要があると感じました。一方、社内の別部署への提案では、数値データだけでなく、相手が動きたくなるようなメッセージを組み込み、視覚化して伝えることが有効だと思います。 アイキャッチの効果は？ また、デジタルコンテンツの提案や進行といったシーンでは、アイキャッチの活用が大変役立つと感じました。資料作成に取り掛かる前には、伝えたいメッセージとそれをどのように視覚化するかをしっかり下書きして考えること、さらに良質な視覚資料やアイキャッチの事例に触れ、自分の中にストックしておくことが重要だと実感しました。

数字から何が見える？ 数字で示されたデータには、どのような情報が含まれているのかを考察する中で、ひと手間加えて加工したり、切り口を工夫することの大切さを再確認しました。分け方は必ずしも均等である必要はなく、例えば18歳以下、19～22歳、23歳以上という区切りにより、隠れた特徴や傾向が見えてくるという考え方は非常に参考になりました。 具体と抽象はどんな関係？ また、時間・人・手段といった観点から切り口を考えるとともに、MECEの視点を併用して具体と抽象の行き来ができるようになると、得られる知見が豊かになっていくことを実感しました。この手法を習得するには、実際に手を動かして試行錯誤するしかないと痛感しています。 企画資料はどう見える？ さらに、この方法は企画実現の根拠資料作りにおいても非常に役立つと考えています。プラットフォーム企画が関係部門の承諾を得られずに停滞している現状に対して、ヒト・モノ・カネ・情報をMECEの視点で見える化することで、各部門の懸念を払拭し、説得力のある資料作成を目指したいと思います。 新たな販促策は？ 加えて、他部門のプラットフォームの問題点を把握する際は、入手可能な範囲で登録者数やその内訳データを加工・確認し、そこから新たな販促手法を予想することが必要です。過去のチラシ反響を、時期や時間帯、年齢層、問い合わせ手段、地域などの切り口で整理・データ化することで、顧客の動きをより正確に読み取る検討が進むと考えています。

思考の枠組みはどう？ 論理的に考える人は、思考を始める前にどの思考の枠組みを使うかを決めています。会社での議論でも、クリアに答えを出す人は、その思考が整理されていると感じることが多いです。なぜそのように論理的に答えを出せるのか考えると、やはり思考の枠組みを選んでから考えることが重要だと気付かされました。そして、人の思考は意識していても偏ってしまうものです。これは非常に印象的なことで、「意識しても人の思考は偏る」という前提を理解することが思考の幅を広げるために重要だと思いました。 思考の広がりはどう？ この講座では、思考を広げるための方法として「視座」「視点」「視野」を変えることを学びました。この手法を使って、思考の広さや深さを意図的に伸ばしていくことをこれから学んでいきたいです。 議題の核心は何？ 幹部会での議論は、しばしば答えが明確でない問題の連続です。現状の偏った思考のままでは、やはり偏った見解や解決策に陥りがちです。今後は、議題が出た際に「そもそもこの目的は何か？」「本当に解決すべき問題なのか？」「この解決策しか方法はないのか？」といった問いを自分に投げかけることで、議論をよりクリアに進めていけそうです。 整理の型はどうなる？ 思考が偏らないようにするために、目的や課題などを整理する思考の型を作成し、そこに情報をどんどん入れ込んで考えてみることも有効かもしれません。これをトレーニングとして実践することで、より論理的な思考の助けとなるでしょう。

思考を鍛える書き方の秘訣 書くことを通じて思考を鍛えるためには、単に書く経験を積むだけではなく、より良い伝達を行うための配慮や意志の強さが重要だと感じました。伝えたいことを効果的に伝えるためには、多様な根拠を持ち、それを対の概念として列挙し、具体的な内容で文章を構築することの重要性を学びました。 自身のメッセージを振り返る これまで書いてきた自身のメッセージを振り返ると、主語と述語をしっかりさせて発信しているつもりでしたが、俯瞰して見ると、無意識に言語化できていない部分を省略してしまい、本当に相手のことを考えて作成した文章ではなかったかもしれない、と反省しました。 信頼関係の構築はどうする？ 社外においては、顧客の欲求に沿った情報と会社の熱意を伝え、信頼関係を築き続けるためのコンサルティングや定例メッセージ発信などの場面があります。 社内共有の場面でのコミュニケーション 一方、社内においては、タスクに対して何のために行うかを明確な打ち手で説明し、メンバー同士が共感しながら業務を遂行していくための共有の場面があります。 相手を意識したメッセージ発信 顧客や部署メンバーとのやり取りにおいては、相手の立場に立った考え方をもとに恒常的にメッセージを発信することや、視点を広げて発想する精神を大切にすることが重要です。そのための言語化の際には、根拠・理由づけの多様性や具体性の広がりと深まりを意識し、わかりやすさと丁寧さを備えた内容を心がけていきます。