(23ページ目)

業務 ✕ 資料

に関する学び

---

基本に戻る意味は？ ビジネスライティングの基本や資料作成の基本を振り返る良い機会となりました。特に業務に忙殺される日常から離れ、資料作成そのものに集中してグラフやスライドを作成するのは久しぶりだったので、自分自身の現在のスキルレベルを振り返るうえで大変意義がありました。 なぜスライドが大事？ これまではスライド作成が面倒で、ついドキュメントの簡単な形式で済ませることが多くありました。しかし、商談資料や全社員向けの発信など、読む側が必ずしも丁寧に読み込んでくれるとは限らない場面では、スライドを活用して効果的に情報を伝えることが重要だと感じました。 プレゼンの工夫は？ 次週、全社員向けのプレゼンテーションの機会があるため、今回学んだ講義の内容を活かしてスライドを丁寧に作成し、プレゼンを行いたいと思います。さらに、発表後にはSlackに投稿する予定で、その投稿へのリアクション（スタンプの数）をKPIとして測定するつもりです。

グラフを活用したデータ分析の重要性 分析においては、数字だけを見ずにグラフにするなど、視点を変えることが重要です。絶対値だけでなく比率などの相対値も分析し、複数の区切り方や切り口でデータを分解したうえで、それらを複合させて検討する必要があります。これらを怠ると、正しい課題や仮説にたどり着かない可能性が高くなります。 新たな視点の必要性とは？ 私は、自身の業務において組織や顧客のデータから傾向や課題を分析する際に、複数の区切り方や切り口を見直していないことがあると感じています。そのため、これまでの区切り方や切り口以外に、何か新しい視点がないかを改めて考えてみたいと思います。 定例会議での効果的な課題分析法 現在、月に一度の定例会議で自社と取引先企業との間で課題の分析と対応策を議論しています。分析は自社で行うため、データの区切り方や切り口、グラフの見せ方を再検討し、仮説を誤らないように資料全体を見直すことが必要です。

問いの順序は何故？ まず、どんな問いを立てるか、どのような切り口で分析するかを考える順序が非常に重要であるということを実感しました。その後、ただインプットするだけではなく、アウトプットを通じて実践することの大切さにも気づかされました。 意見交換の意味は？ また、アウトプットの機会として他者とのディスカッションを取り入れることで、自分だけでは思いつかなかった考え方に触れ、フィードバックを得ながら自分の考えを見直すことができました。こうしたサイクルを継続することで、着実に力をつけていくのだと理解しました。 学びをどう活かす？ これまで、自分の担当する業務に関連する資料を読んで理解を深めることに注力していましたが、アウトプットを意識していなかったことに気づかされました。今後は、知識を単に吸収するだけでなく、それが業務にどう活かされるのかを常に考え、疑問やアイディアをもとに周囲の人々と意見交換をしていきたいと思います。

判断軸はどう整える？ 「捨てる」力を身につけるためには、思考を停止させることなく、常に現状の最適解を意識することが大切だと学びました。業務の中で優先順位を考える場面は数多くありますが、投資や時間に対する費用対効果の視点をしっかりと取り入れ、自分自身の判断の軸を築いておくことが重要です。そして、その判断軸を周囲にわかりやすく整理して伝えることで、納得を得ながら業務を推進できると感じています。 本当に必要な報告は？ また、定例ミーティングや定期報告、報告資料の中で不要なページや内容が含まれていないかという視点を常に持ち、業務の中に存在する「実は省略しても良い内容」がないかをチェックすることも意識しています。そもそもその業務や内容は、誰のために何のために行われているのかを5W1Hの視点で見直し、現状と照らし合わせながら本当に必要なものかどうかを判断しています。不要と判断した内容は、その旨を速やかに提案するように努めています。

部下への伝え方はどう？ 部下や後輩に組織の方針を伝える際は、伝える内容を大きく二つに分けています。一つは守ってほしい基本方針を明確に示えること、もう一つはプレッシャーをかけずに自ら答えを導けるような具体的な質問を投げかけることです。部下や後輩自身が答えを見つけ出すプロセスを促すため、なるべく自分で考えさせる工夫が大切だと考えています。 調査業務はどうする？ また、社内の調査業務においては、直属の部下や後輩だけでなく、他の部署や関連会社の年齢が離れた若いメンバーにも指示を行うことがあります。その際、細かい指示は避け、大枠の目的や流れを示すことを心掛けています。限られた時間の中で、資料や言葉にまとめた基本方針を分かりやすく伝え、誰にでも理解しやすいよう努めています。そして、上司や先輩という立場でありながらも、決して偉そうな態度をとらず、すべては部下や後輩の成長を支援するためであるという姿勢を貫いています。

伝え方の工夫は？ 言葉の選び方やグラフの作り方が、相手の理解度に大きな影響を与えることを学びました。グラフ作成の前には、まず「誰に何を伝えたいのか」を明確にし、その目的に応じたページ構成を設計することが重要だと感じています。 グラフで伝える秘訣は？ グラフ作成時には、伝えたいメッセージをタイトルに配置し、そのタイトルに合わせてグラフの種類や位置、フォント、色を工夫して選定します。また、余計な装飾が入っていないかどうかをチェックすることも大切です。 資料作りの秘訣は？ この学びは、業務においてデータ分析後に事実を伝えたり、示唆を示す際に有用です。具体的には、説明資料や実績報告の作成時に、目的を明確にした上で単なる集計に留まらず、自分なりの仮説を立てながらデータの切り口を検討しています。各ページで伝えたいメッセージとグラフのイメージを整理することで、ストーリー性のある資料作りに役立てています。

フレームワークは何？ 3C、SWOT、バリューチェーンなどのフレームワークを学ぶ中で、外部・内部分析の基礎を理解することができました。具体例も交えられており、とても分かりやすかったです。今後は、さらに多くのフレームワークの知識も広げていきたいと考えています。 業務改善のヒントは？ 一方、学んだフレームワークをすぐに自分の業務に適用してみたものの、分析の粒度が粗く、経営の成功に直結する具体的な施策を打ち出すのは難しいと感じました。専門家同士が集まり、内部・外部の分析を行うことで、より高度な施策の立案が可能になるのではないかと思います。 戦略再考はどう？ 今後は、フレームワークの基礎を踏まえた上で、自社の経営戦略の資料を再度確認し、戦略検討のプロセスや考え方を自分なりに学び直していきたいと考えています。まとまった時間が確保できる長期休暇などを活用し、じっくりと身に付けていくつもりです。

なぜ生存者バイアスが起こるの？ 思い返すと、分析に取り組む際に生存者バイアスの影響を受けていることがあったと感じています。既存の情報に頼るだけではなく、分析の目的や対象をしっかり整理することが、正確な分析と信頼できる情報提供につながると実感しました。 データの見方はどう？ 現在の業務では、既存のデータをまとめて数字や報告資料にすることが主ですが、そのデータから得られる考察や予測も盛り込みたいと考えています。さらに、現状のデータだけに頼らず、より良い分析のために不足している情報や、精度を高めるためのデータ収集方法についても検討する必要があると思っています。 どう全体を俯瞰する？ また、前月の稼働状況を報告する際、これまで前月と先々月の比較に終始していましたが、今後は全体を俯瞰する視点と詳細に注目する視点の両方を取り入れ、将来の予測や考察も盛り込んだ報告ができればと考えています。

分解で何が見える？ 分解によって状況の解像度が上がることを学びました。データの加工や分け方の工夫、分解時の注意点を押さえることで、問題点の把握が可能になると思いました。特に、MECEを前提に「モレなく、ダブりなく」を意識しながら切り口を考えることで、問題をより具体化できると感じました。 業務でどう活かす？ 自分の業務では、プロジェクトの会議や提案資料の作成において、この分解の基礎を活用しています。MECEを意識し、「モレなく、ダブりなく」という観点を持ちながら、最も適切な切り口を考え、全体を定義することで、状況の解像度を向上させたいと思います。 実践はどこから始まる？ まずは実践として手を動かし、分解に挑戦したいです。MECEの「モレなく、ダブりなく」を意識し、層別、変数、プロセスのどれが最適かを考えることで、抽象化されていた問題点を具体化し、解像度を高めていきたいと思います。

記述統計量はどう見る？ 平均値だけでなく、中央値、標準偏差など他の記述統計量を抽出することで、データのばらつきまで確認できる方法を学びました。この手法は、問題解決の際に誤った仮説を課題と認識しないための一助となります。 現状指標の見直しは？ 現在の職場では、平均値、最大値、最小値のみが共有される指標となっているため、今後はQ1で述べた内容も加えて集計を行いたいと考えています。数値だけでは状況が把握しにくいこともあるため、ヒストグラムや散布図などのグラフを活用し、視覚的に理解しやすい資料作成を目指します。 実績可視化をどう進める？ また、FY24の実績値集計においては、ヒストグラムや散布図を用いて数値を分かりやすく可視化する計画です。具体的な項目としては、電話数と業務歴、トスアップ数と金額、トスアップ数と受注額、さらにはトスアップ数と年度内受注率の関係性を検証していく予定です。

データ分析の重要性を再確認 「分析は比較」という考え方は、実務において非常に重要であると実感しています。単にデータを集計するだけでは、判断材料とはなりません。そのため、比較や判断が可能な形での分析を常に心掛けています。今回の講義でも、この視点の重要性を再確認しました。 数値比較で客観性を持たせるには？ 事業戦略を策定する際には、過去の実績などの比較数値を用いることで、客観的な判断が可能になります。また、「Apple to Apple」の話が示すように、比較する対象を明確にし、条件が一定であることを確保することで、適切な結論を導き出せると考えます。 チームで共有すべき比較意識 さらに、戦略書やプレゼン資料を作成する場合、目的をもって適切な比較対象を用いることで、説得力を高めることが重要です。チームメンバーにもこの意識を共有し、齟齬なく業務を進められるよう努めています。

なぜイシューを明確にするの？ 現段階で解答すべき問い、すなわち「イシュー」を常に明確にすることが求められます。これを実現するためには、まず「問い」の形で捉え、具体的な視点で考えることが大切です。そして、一貫してその焦点を押さえ続けることが必要です。 どうやって組織で共有する？ また、組織全体でイシューを共有することで、同じテーマに対しても状況や時期によって本質が見えにくくなることを防ぐ工夫が求められます。製品の満足度ポイントのデータ整理や業務テーマの報告、日々の業務改善提案など、様々な場面でこの考え方は活用されるでしょう。 どんな情報が肝心？ 特に、相手が知りたい情報を的確に判断し、厳選した情報を提示することが重要です。こうすることで、情報を得た相手がすぐに行動に移せるかどうかを意識しながら、何度もイシューを見直して報告資料を整理していく姿勢が求められます。