この記事のポイント！
- 相手前提と根拠理解を重視する
- 明瞭な結論提示で信頼構築
- 具体的事例で説得力アップ
現代のビジネスシーンにおいて、いかに自分の意図や考えを効果的に伝えるかは、成果を左右する非常に重要なスキルとなっています。20代というキャリア初期のビジネスマンにとって、「伝える力」は、単なるコミュニケーションのテクニックにとどまらず、信頼関係の構築や組織内での影響力を高めるための基本とも言えます。ここでは、グロービスキャリアノートで紹介されている「伝え方が上手な人が実践している6つのコツ」を基に、専門的かつ実践的な視点から、伝え方の本質とその注意点について掘り下げ、実務に直結する知見を提供します。
伝え方が上手なコツとは
伝え方の技術は、単に言葉を選ぶ以上に、相手の受け取り方やその背後にある前提を理解することに始まります。まず第一に、相手に何が実際に伝わったかという結果志向のアプローチが求められます。たとえば、会議やプレゼンテーションの場面において、自分は十分な説明を尽くしても、相手がその意図を正しく理解しなければ本来のメッセージは伝わりません。
したがって、伝える際には「自分が何を伝えたいか」以上に「相手にどのように受け取られるか」に意識を向ける必要があります。これは双方の知識や情報量、解釈力の格差を認識することに他なりません。相手の前提条件や価値観を正確に把握することで、伝え方におけるズレを最小限に抑えることができます。
具体的なコツとして、以下の6点が挙げられます。
1. 相手の前提を理解する
２. 結論を最初に言い切る
３. 結論を一言にまとめる
４. 結論を支える根拠を考える
５. 相手の立場で考える
６. 具体的に語る（数字、ストーリー）
まず「相手の前提を理解する」点についてですが、ビジネスにおけるコミュニケーションは、発信者と受信者の間で情報や背景の共有が必須です。たとえば、営業の現場で新製品の提案を行う際、取引先が既に持っている市場情報や技術知識、さらには企業文化までも把握しておくことで、話の流れに無理のない説得力が生まれます。また、相手がどのような情報を重視しているか、どのような解釈や価値観を有しているかを意識することは、単なる言語のやり取りだけでなく、心理的な距離をも縮める効果をもたらします。
次に「結論を最初に言い切る」ことの重要性です。現代のビジネスパーソンは、情報過多の環境で活動しているため、話の全体像が把握できるまで待つ余裕はほとんどありません。結論を先に提示し、その後に具体的な根拠や背景を説明することで、聞き手の理解が迅速になり、結果として効果的なコミュニケーションが実現されます。さらに、結論を明確に一言でまとめることで、議論の焦点がぶれず、関係者全員が同一の認識を持つことが可能となります。
さらに、結論に対する根拠をしっかりと用意することも欠かせません。抽象的な意見をただ述べるだけでは、ビジネスシーンでの説得力は大きく低下します。ここでは、演繹法や帰納法といった論理的アプローチを活用するほか、具体的なデータや市場分析、実績事例などを組み合わせることが求められます。たとえば、単に「市場環境が厳しい」といった表現ではなく、「この市場は前年比5%の成長を記録している」というように、具体的な数字を提示することで、相手にリアルなイメージを持たせ、より強い説得効果を生み出すことができます。
また、相手の立場で考えるという視点は、如何に丁寧な話し方や情報説明をしても、受信側の疑問や関心が抜けていれば、十分なインパクトを与えられません。たとえば、社内プレゼンテーションであれば、役員が気にするであろう「予算」「リスク」や「マーケットシェア」といった具体的なポイントに触れる必要があります。提案がなぜ今行われるべきなのか、どのような背景でそのアイデアが生まれたのかを、受け取り手の視点で整理することにより、提案全体に説得力が増します。
最後に、具体性を持たせる点では、「数字」と「ストーリー」の二本柱が強調されます。たとえば、抽象的な話よりも、「弊社は昨年度、〇〇％の成長を達成し、△△市場でのシェア拡大を実現した」という具体的な実績や、「ある企業が危機的状況を逆転した実例」などのストーリーは、聞き手の記憶に残りやすいものです。これにより、伝えたいメッセージがより具体的かつ実感として伝わり、行動に移すための動機付けにもつながります。
伝え方の注意点
伝え方の技術を磨く上で、注意すべき側面もいくつか存在します。まず、「タイミングの適切さ」が挙げられます。どれほど論理的かつ説得力のあるメッセージでも、伝えるタイミングが不適切であれば、相手がその情報を消化できず、逆効果となる場合があります。たとえば、非常に重たい話題を週末直前に持ち出したり、夜間遅くに連絡することは、相手に余計なストレスを与え、信頼関係を損ねる可能性があるため注意が必要です。
また、自己主張の強さと相手への配慮のバランスも極めて重要です。相手の前提や状況を慎重に判断せず、一方的な情報伝達に偏ると、対話の余地がなくなり、コミュニケーションが一方通行のものとなってしまいます。特に、部下や後輩、あるいは初対面の相手に対しては、自分の意見を押しつけるのではなく、相手の意見を引き出しながら対話を進めることが望まれます。
さらに、結論を急ぎすぎるあまり、詳細な根拠や背景説明を省略してしまうリスクもあります。これにより、結論自体は明瞭でも「なぜそうなるのか」という疑問が相手に残ってしまい、最終的な説得力が低下してしまいます。情報の伝達においては、直感的な理解と論理的な裏付けの両立が必須です。また、話し手が自分の主張を過信しすぎると、反論や疑問に対する柔軟な対応が難しくなるため、常に相手の反応を観察し、適宜説明の補足や調整を行う姿勢が求められます。
特に注意すべきは、コミュニケーションの背後に潜む「無意識の思い込み」です。自身の前提を相手に無意識で押し付けると、相手は自らの価値観や既存の知識と照らし合わせ、異なる解釈をしてしまうことがあります。これを避けるためには、伝える前に自分の主張や情報の根拠を冷静に見直し、相手の立場や背景を想定した上で、どのように整理するかを計画することが重要です。
また、伝達手段そのものにも留意が必要です。メール、会議、プレゼンテーションなど、状況に応じた最適なコミュニケーションツールを選ぶことは、伝え方の成功に直結します。特に、オンラインミーティングやリモートワークが普及する中では、声のトーンや言葉遣い、さらには資料の構成や視覚的効果にも一層の工夫が求められると言えるでしょう。
まとめ
以上のように、伝え方が上手な人が実践している6つのコツは、単なるテクニックの集合ではなく、相手に寄り添ったコミュニケーション全体の戦略とも言えます。まず、相手の前提を正確に理解し、結論をしっかりと明示する。その上で、結論を一言にまとめ、論理的な根拠を伴った説明を行い、相手の立場に合わせた情報提供を心がけることが不可欠です。さらに、具体的な数字やストーリーを用いることで、伝えたいメッセージに現実的な重みを加えることができます。
これらのコツは、単に知識として押さえるだけではなく、日々の実務の中で意識的に練習し、フィードバックを得ながら改善していくことが成長に繋がります。20代の若手ビジネスマンにとって、伝える力はキャリアアップやリーダーシップの発揮に直結する重要なスキルであるため、今この時期から基礎を固め、体系的な知識と実践経験を積むことは極めて有益です。
今後、組織内での意思疎通やチームのパフォーマンス向上、さらには対外的なプレゼンテーションの成功を実現するためにも、ここで紹介した6つのポイントを日々の業務に積極的に取り入れていくことが望まれます。伝える技術は、自己成長だけでなく、組織全体の競争力を高め、持続可能なビジネスの発展に寄与する必須の要素です。
最後に、各自身の経験や環境に合わせた最適な方法を模索し、柔軟に対応していくことが、現代ビジネスにおける「伝える力」のさらなる深化に寄与すると言えるでしょう。未来へ向けたキャリア形成の一環として、自己のコミュニケーション能力を磨き、実践と改善のサイクルを継続することこそが、次世代リーダーへの第一歩であると確信します。
今までは経験に基づいたリーダーシップで自己流になっていた部分が多々ありました。本講座を受講し理論を学ぶことができたことで、今後どのようにリーダーシップを発揮していけば良いのか、目指すべきことが見えました。あとは、現場の中で経験と理論を融合させシナジー効果を発揮できるよう学んだことをアウトプットしていきたいと思えるようになりモチベーションがあがりました。
また、自社の中での自分の立ち位置しか把握できていませんでしたが、色々な業種、職種の方とディスカッションすることができ、視野が広がり、自身を俯瞰して見れるようにもなり、とても刺激的でした。
インプットは習慣化していたつもりですが、アウトプットの習慣化はできていなかったことに気づきました。どちらもできないと効果が薄れてしまうことを認識できたので、今後は、どちらも習慣化していきたいと思います。